Jeśli jesteś cudzoziemcem bez statusu polskiego rezydenta podatkowego i otrzymałeś IFT-1 lub IFT-1R zamiast zwykłego PIT-11, to nie pomyłka księgowości, tylko osobny formularz sprawozdawczy dla nierezydentów. Sprawdźmy, czym są te dokumenty i jak przy ich pomocy odzyskać nadpłacony podatek.

Krótko i na temat:
  • IFT-1/IFT-1R to odpowiednik PIT-11, ale wyłącznie dla nierezydentów (osób bez miejsca zamieszkania w Polsce dla celów podatkowych).
  • IFT-1 jest wystawiany przez płatnika w trakcie roku, na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od wniosku.
  • IFT-1R jest wystawiany przez płatnika po zakończeniu roku, do końca lutego kolejnego roku, i przesyłany zarówno podatnikowi, jak i do urzędu skarbowego.
  • Samo otrzymanie IFT nie pozwala automatycznie odzyskać podatku, do tego trzeba uzyskać status polskiego rezydenta podatkowego (np. otrzymując certyfikat rezydencji CFR-1) i złożyć roczne zeznanie PIT.
  • Po uznaniu rezydencji kwota z IFT jest traktowana jako zaliczka na podatek, a nadpłata jest zwracana w zwykłej procedurze zwrotu PIT.
  • Pracodawca dodatkowo musi złożyć PIT-8AR do końca stycznia, wykazując zaliczki pobrane od wynagrodzenia nierezydenta.

Czym są IFT-1 i IFT-1R

IFT-1/IFT-1R to informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osobę fizyczną niemającą miejsca zamieszkania w Polsce. Dokument wystawia płatnik (pracodawca lub zleceniodawca) w przypadku pobrania zryczałtowanego podatku od wypłat na rzecz nierezydenta: dywidend, odsetek, należności licencyjnych, honorariów z wolnych zawodów, wynagrodzeń artystów i sportowców, emerytur, dochodów z żeglugi morskiej czy transportu lotniczego.

Podstawa prawna, art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT: płatnicy są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 2a (nierezydenci z ograniczonym obowiązkiem podatkowym), oraz urzędom skarbowym imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (IFT-1/IFT-1R) do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Jakie dochody podlegają IFT

IFT-1/IFT-1R dotyczy dochodów opodatkowanych w Polsce zryczałtowanym podatkiem u źródła (tzw. podatek WHT, withholding tax), pobieranym przez płatnika bezpośrednio przy wypłacie, bez pomniejszania o koszty uzyskania przychodu. Do najczęstszych kategorii należą:

Rodzaj dochoduStandardowa stawka ryczałtu
Wynagrodzenie z umowy zlecenia lub o dzieło (nierezydent)20%
Honoraria z wolnych zawodów, prawa autorskie20%
Wynagrodzenia artystów i sportowców20%
Dywidendy wypłacane osobom fizycznym19%
Odsetki i należności licencyjne20%
Emerytury i renty z polskiego systemu ubezpieczeń10% (zależnie od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania)

Stawki te są stawkami „krajowymi”, czyli wynikającymi wprost z ustawy o PIT. W praktyce mogą zostać obniżone lub całkowicie wyłączone na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) zawartej między Polską a krajem rezydencji podatnika, o czym więcej w dalszej części artykułu.

Różnica między IFT-1 a IFT-1R

FormularzKiedy jest wystawianyTermin
IFT-1W trakcie roku, na pisemny wniosek podatnika14 dni od wniosku
IFT-1RPo zakończeniu roku podatkowego (formularz roczny)Do końca lutego kolejnego roku

Wystawienie IFT-1 w trakcie roku nie zwalnia płatnika z obowiązku dostarczenia IFT-1R po zakończeniu roku. Oba dokumenty sporządza się w dwóch identycznych egzemplarzach: jeden trafia do urzędu skarbowego, drugi do podatnika (cudzoziemca).

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Polska ma podpisane umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) z ponad 90 krajami, w tym z Ukrainą, Białorusią, Gruzją i większością krajów UE. Umowy te określają, który kraj ma prawo opodatkować dany rodzaj dochodu i na jakich zasadach, a często obniżają stawkę WHT poniżej 20% lub 19% wynikających z polskiej ustawy.

Aby skorzystać z obniżonej stawki wynikającej z UPO, płatnik musi otrzymać od podatnika certyfikat rezydencji podatkowej wydany przez organ podatkowy kraju zamieszkania (nie certyfikat CFR-1, który dotyczy rezydencji polskiej, tylko odpowiednik zagraniczny). Bez takiego certyfikatu płatnik ma obowiązek pobrać podatek według wyższej stawki krajowej, nawet jeśli umowa przewiduje stawkę niższą.

Jeśli podatnik nie dostarczył certyfikatu rezydencji na czas wypłaty, a chce odzyskać różnicę między stawką krajową a stawką z UPO, może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika, załączając certyfikat rezydencji nawet po fakcie wypłaty.

Jak odzyskać nadpłacony podatek

Samo otrzymanie IFT-1/IFT-1R nie oznacza automatycznego zwrotu nadpłaconego podatku. Aby odzyskać środki, trzeba:

  1. Uzyskać status polskiego rezydenta podatkowego (np. udowadniając ośrodek interesów życiowych w Polsce i pobyt powyżej 183 dni rocznie, potwierdzony certyfikatem rezydencji CFR-1).
  2. Po uznaniu rezydencji złożyć zwykłe roczne zeznanie PIT, w którym kwota wskazana w IFT jest uwzględniana jako zaliczka na podatek zapłacona w trakcie roku.
  3. Nadpłata, czyli różnica między zapłaconym podatkiem zryczałtowanym a faktycznie należnym podatkiem według skali progresywnej, jest zwracana w zwykłej procedurze zwrotu PIT.

Alternatywnie, podatnik może samodzielnie złożyć wniosek o zwrot nadpłaconego podatku, jeśli uzyskuje w Polsce dochód, od którego pobrano podatek. Wniosek może złożyć również sam płatnik (pracodawca), jeśli zapłacił podatek z własnych środków i poniósł ekonomiczny ciężar tego podatku. Zwrot następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Terminy i obowiązki pracodawcy

Oprócz IFT-1R, pracodawca (płatnik) jest zobowiązany do końca stycznia kolejnego roku złożyć do urzędu skarbowego deklarację PIT-8AR, w której wykazuje zaliczki pobrane od wynagrodzenia nierezydenta w trakcie roku. IFT uzupełnia, a nie zastępuje ten formularz.

Ważne: jeśli wypłata następuje na rzecz rezydenta Polski, wystawia się zwykły PIT-11, a nie IFT. Ten sam pobrany podatek nie może trafić jednocześnie do dwóch różnych dokumentów.

Najczęstsze błędy

Najczęstszym błędem jest zakładanie, że sam fakt otrzymania IFT-1R automatycznie generuje zwrot podatku, podczas gdy bez złożenia rocznego zeznania PIT i (jeśli dotyczy) uzyskania statusu rezydenta żadna nadpłata nie zostanie zwrócona z urzędu.

Drugim częstym błędem jest niedostarczenie certyfikatu rezydencji podatkowej płatnikowi przed wypłatą, co skutkuje pobraniem podatku według wyższej stawki krajowej zamiast niższej stawki z umowy UPO, a odzyskanie różnicy wymaga potem dodatkowego wniosku o stwierdzenie nadpłaty.

Trzecim błędem jest mylenie IFT-1/IFT-1R z certyfikatem rezydencji CFR-1: IFT to informacja o pobranym podatku, natomiast CFR-1 to wniosek o wydanie zaświadczenia o polskiej rezydencji podatkowej, to dwa zupełnie różne dokumenty służące innym celom.

Otrzymałeś IFT-1 lub IFT-1R i nie wiesz, jak prawidłowo odzyskać nadpłacony podatek lub uzyskać status rezydenta? Nasz zespół pomaga w obsłudze podatkowej cudzoziemców w Polsce, w tym w uzyskaniu certyfikatu rezydencji i złożeniu rocznego zeznania.

Umów bezpłatną konsultację

Najczęstsze pytania

Czy można samodzielnie przenieść dane z IFT-1R do zwykłego PIT?


Nie, automatyczne przeniesienie nie istnieje. Najpierw trzeba uzyskać status rezydenta Polski, i dopiero wtedy kwota z IFT jest uwzględniana jako zaliczka przy składaniu zwykłego rocznego zeznania PIT.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie wydał IFT-1 w ciągu 14 dni od wniosku?


Warto pisemnie przypomnieć pracodawcy o obowiązku wynikającym z art. 42 ustawy o PIT. W przypadku systematycznego niewywiązywania się można zwrócić się do urzędu skarbowego po poradę co do dalszych kroków.

Ile czasu zajmuje zwrot nadpłaconego podatku?


Zgodnie z przepisami zwrot ma nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku o zwrot.

Czy do otrzymania IFT-1 potrzebny jest certyfikat rezydencji?


Nie, IFT-1/IFT-1R jest wystawiane właśnie nierezydentom, bez certyfikatu rezydencji. Certyfikat jest potrzebny później, jeśli chcesz uzyskać status rezydenta Polski i odzyskać nadpłatę poprzez zwykłe zeznanie PIT.

Czy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania obniża podatek automatycznie?


Nie, obniżenie stawki na podstawie UPO wymaga dostarczenia płatnikowi certyfikatu rezydencji podatkowej wydanego w kraju zamieszkania podatnika przed dokonaniem wypłaty. Bez tego dokumentu płatnik ma obowiązek zastosować pełną stawkę krajową.

Co zrobić, jeśli certyfikat rezydencji dostarczono już po wypłacie?


Wtedy można złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika wniosek o stwierdzenie nadpłaty, załączając certyfikat rezydencji. Urząd powinien zwrócić różnicę między pobraną stawką krajową a niższą stawką wynikającą z umowy UPO.

Czy IFT-1R trzeba składać razem z PIT-11, jeśli pracownik zmienił rezydencję w trakcie roku?


Tak, jeśli w trakcie roku doszło do zmiany statusu rezydencji podatkowej, płatnik powinien wystawić oba dokumenty za odpowiednie okresy: PIT-11 za okres rezydencji polskiej i IFT-1R za okres, w którym podatnik był nierezydentem. Zalecamy skonsultowanie takiej sytuacji z księgowym.

Zobacz również

Źródła

  1. Ministerstwo Finansów, formularze IFT-1/IFT-1R

Autor: Walery Kusznirski, prawnik-praktyk w zespole MojaFirma.

Ten artykuł nie stanowi porady podatkowej. Zasady zwrotu nadpłaconego podatku i status rezydencji zależą od indywidualnych okoliczności, dlatego zalecamy kontakt z księgowym lub doradcą podatkowym..