Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Każda jednostka, od jednoosobowej działalności gospodarczej po spółkę kapitałową, ma obowiązek gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz innych dokumentów wskazanych w ustawie. Terminy różnią się w zależności od rodzaju dokumentu: od 1 roku (rękojmia) do 50 lat (dokumentacja pracownicza starszych pracowników). Poniżej wszystkie aktualne na 2026 rok terminy, z podstawą prawną.

• Ustawa o rachunkowości
• Jak muszą wyglądać księgi rachunkowe?
• Zasady i terminy przechowywania dokumentów
• Dokumentacja pracownicza i ZUS: 10 czy 50 lat?
• Dokumentacja księgowa w formie elektronicznej
• Księgi podatkowe i przedawnienie zobowiązania
• Likwidacja dokumentów księgowych

Ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości¹ to podstawowy dokument nakładający na firmy i jednostki obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej. Każda jednostka musi posiadać dokumentację opisującą stosowaną politykę rachunkowości, obejmującą m.in.:

• rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy;
• metody wyceny aktywów i pasywów;
• metody ustalania wyniku finansowego;
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• systemy ochrony danych, w tym ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych.

Za realizację tych obowiązków odpowiada kierownik jednostki.

¹Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 4 ust. 3 pkt 6 oraz art. 10 ust. 1.

Jak muszą wyglądać księgi rachunkowe?

Każda księga rachunkowa musi być oznaczona pełną lub skróconą nazwą jednostki (np. „Kowalski Sp. z o.o.”), nazwą rodzaju księgi (dziennik, księga główna, zestawienia) oraz nazwą programu, w którym jest prowadzona (np. Comarch Optima, Sage Symfonia). Księgi segreguje się według roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty powstania.

Zasady i terminy przechowywania dokumentów

Od 1 stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Obecnie, zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości², przechowuje się je minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

²Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 74.

Ta sama zasada (minimum 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym) dotyczy większości dokumentów księgowych:

Terminy oblicza się, przyjmując za punkt wyjścia początek roku następującego po roku obrotowym.

Odrębne zasady dotyczą:

• dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej: przechowuje się je do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku;
• dowodów dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych oraz roszczeń cywilnych lub karnych: 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje zostały spłacone/rozliczone, a postępowania zakończone lub przedawnione.

Dokumentacja pracownicza i ZUS: 10 czy 50 lat?

To jeden z najczęściej mylonych tematów, dlatego dokładne rozróżnienie dat jest kluczowe:

Okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł (dotyczy dokumentacji pracowniczej zatrudnionych od 2019 r.; dla starszych okresów: od momentu ustania stosunku pracy, o ile pracodawca nie złożył raportu skracającego).

Uwaga: to jest dokładnie odwrotna zasada niż mogłaby sugerować intuicja: nowsza dokumentacja (od 2019 r.) ma krótszy okres przechowywania (10 lat), bo od tego momentu ZUS gromadzi dane emerytalne elektronicznie na bieżąco. Starsza dokumentacja domyślnie wymaga 50 lat, chyba że pracodawca zdecydował się skrócić ten okres, składając do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA.

Osobno, płatnik składek ma obowiązek przechowywać przez 5 lat kopie dokumentów rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych i dokumentów korygujących: dokumenty złożone do ZUS do 31 grudnia 2011 r.: 10 lat, złożone od 1 stycznia 2012 r.: 5 lat od daty złożenia.

Dokumentacja księgowa w formie elektronicznej

Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe składa się do KRS wyłącznie w formie elektronicznej, opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (ePUAP) lub podpisem kwalifikowanym.

Elektroniczna forma archiwizacji pozostałych dokumentów jest dopuszczalna na podstawie ustawy o rachunkowości, pod warunkiem że:

• używane są nośniki danych odporne na uszkodzenia i nieuprawniony dostęp;
• jednostka posiada urządzenia umożliwiające odtworzenie dowodów w postaci wydruku;
• regularnie wykonywane są kopie zapasowe (backup), szczególnie przy rozwiązaniach w chmurze.

Cyfryzacja księgowości nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów przez wskazane wyżej terminy: zmienia tylko formę, nie skraca terminów.

Księgi podatkowe i przedawnienie zobowiązania

„Księgi rachunkowe” i „księgi podatkowe” to różne pojęcia, choć bywają mylone. Księgi podatkowe to szersze pojęcie z Ordynacji podatkowej³: obejmuje księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz rejestry i ewidencje (np. VAT), które muszą prowadzić podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

³Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r., Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do tego momentu, a nie krócej, trzeba przechowywać księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty.

Jeśli termin płatności podatku przypadł w kolejnym roku, okres przechowywania wydłuża się o rok. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na dowody będące podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: jeśli korzystamy z odpisów amortyzacyjnych, 5-letni termin liczy się od końca roku, w którym minął termin płatności podatku za rok ostatniego odpisu.

Likwidacja dokumentów księgowych

Kwestia likwidacji dokumentów księgowych nie jest uregulowana w ustawie o rachunkowości: kierownik jednostki może samodzielnie zdecydować o zniszczeniu dokumentacji, pod warunkiem że minęły ustawowe terminy. Przy likwidacji warto sporządzić protokół wskazujący zniszczone dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za ten proces.

Jeśli jednostka zakończyła działalność przed upływem ustawowego terminu, obowiązek przechowywania dokumentacji przechodzi na wyznaczoną w tym celu osobę lub jednostkę. Przy połączeniu jednostek obowiązek przechowywania spoczywa na jednostce kontynuującej działalność.

FAQ

Czy mogę zniszczyć w 2026 roku dokumenty podatkowe za 2019 rok? Zasadniczo tak, jeśli termin płatności podatku za 2019 r. przypadał w 2020 r., 5-letni termin przedawnienia minął z końcem 2025 r. (o ile nie doszło do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, np. wskutek kontroli lub postępowania podatkowego).

Czy dokumentacja elektroniczna zwalnia mnie z przechowywania papierowych oryginałów? Nie zawsze. Ustawa pozwala przenieść treść dowodów na nośniki elektroniczne, ale nie zwalnia to z obowiązku przechowywania dokumentów w formie umożliwiającej ich odtworzenie (np. wydruk), a część dokumentów (jak akta pracownicze starszych pracowników) wciąż wymaga wersji papierowej w praktyce większości urzędów.

Bibliografia i podstawa prawna

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 4, art. 10, art. 74 (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, tekst skonsolidowany)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r., Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, tekst skonsolidowany)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy, art. 94 pkt 9a i 9b (dokumentacja pracownicza)
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, art. 125a (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118, tekst skonsolidowany)

Autor: zespół Moja Firma.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja jest indywidualna i zależy od konkretnej umowy oraz okoliczności. Jeśli coś w Twojej sytuacji nie jest jasne, zapraszamy na bezpłatną konsultację z naszym zespołem.