Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Każda jednostka w świetle obowiązującego aktualnie prawa ma obowiązek gromadzenia, a także przechowywania dowodów księgowych i wszystkich innych dokumentów, o których mówi ustawa.

Ustawa o rachunkowości¹ bardzo precyzyjnie określa zarówno zasady, jak i terminy. Trzeba natomiast pamiętać, że przepisy dotyczące prowadzenia księgowości są dość regularnie aktualizowane.

W związku z tym, przedsiębiorca musi być zawsze na bieżąco z aktualnymi regulacjami prawnymi. Pozwoli to uniknąć poważnych problemów.

Jeżeli nie chcemy szukać informacji na własną rękę, zawsze możemy skorzystać z usług biura księgowego. Będzie to zdecydowanie lepszym, a jednocześnie bezpieczniejszym rozwiązaniem.

Biuro księgowe udzieli wszystkich niezbędnych informacji dotyczących przechowywania dokumentów oraz zadba o to, aby wszystko odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące zasad i terminów przechowywania dokumentów księgowych.

Ustawa o rachunkowości

Ustawa o księgowości¹ to najważniejszy dokument, jaki nakłada na firmy, a także jednostki obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej.

Zgodnie z ustawą: każda jednostka zobowiązana jest do posiadania dokumentacji, która opisuje politykę rachunkowości stosowaną w danej firmie.

¹Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, artykuł 4 ust.3 pkt. 6 oraz art.10 ust.1. , źródło: sejm.gov.pl

Ująć w związku z tym należy:

• rok obrotowy razem z okresami, które wchodzą w jego skład;
• metody wyceny aktywów oraz pasywów;
• metody ustalania wyniku finansowego aktywów oraz pasywów;
• sposób, w jaki prowadzone są księgi rachunkowe;
• systemy, które służą ochronie danych osobowych, a także ich zbiorów, czyli ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych i szeregu innych dokumentów.

Bardzo ważne jest to, że osobą, która odpowiada za realizację zadań ustawowych jest kierownik jednostki. Wyraźnie mówi o tym omawiana ustawa. Określono w niej także dokładnie, co obejmują księgi rachunkowe.

I tak zalicza się do nich:

• zbiory księgowe;
• zbiory obrotów i sald;
• wykaz składników aktywów i pasywów.

Zbiory obrotów i sald tworzą z kolei księga główna, dziennik, zestawienia oraz księgo pomocnicze.

Z uwagi na powszechne wykorzystywanie obecnie systemów elektronicznych dopuszcza się prowadzenie dokumentacji z wykorzystaniem właśnie rachunkowości elektronicznej.

Wszelkie zbiory danych mogą być gromadzone na komputerach. Mogą to być zarówno bazy danych, jak i ich części niezależnie od tego, gdzie powstały.

Co jednak ważne, ustawa wskazuje, że trzeba wówczas dysponować odpowiednim oprogramowaniem, które pozwala na odczytanie informacji.

Jak muszą wyglądać księgi rachunkowe?

Decydując się na prowadzenie firmy, należy pamiętać, że każda księga rachunkowa musi być oznaczona pełną nazwą bądź nazwą skróconą jednostki, której ona dotyczy, na przykład: „Twoja Firma Spółka z ograniczona odpowiedzialnością” albo „Kowalski Sp. z o.o.”. 

Musi na nich znaleźć się również nazwa rodzaju księgi rachunkowej, na przykład: dziennik, księga główna, zestawienia.

Koniecznie trzeba oznaczyć je także nazwą programu, który używany jest do przetwarzania tych dokumentów, na przykład: Comarch Optima, Sage Symfonia.

Księgi należy segregować, uwzględniając rok obrotowy, okres sprawozdawczy, a także daty powstania. Zaleca się, aby księgi rachunkowe były przechowywane w określonej kolejności.

Reasumując: zgodnie z obowiązującym prawem, na księdze rachunkowej powinno się znaleźć:

• skrócona lub pełna nazwa spółki/przedsiębiorcy;
• nazwa rodzaju księgi
• nazwa programu, używanego do przetwarzania

Zasady i terminy przechowywania dokumentów

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące zasad przechowywania dokumentacji księgowej². Po nowelizacji zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat.

²Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, artykuł 74.

Zniesiony więc został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań.

Od tego roku, zgodnie z ustawą, powinniśmy przechowywać sprawozdania przez pięć lat (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym), następnie możemy przeznaczyć dokumenty do zniszczenia.

W praktyce oznacza to, że jeżeli już prowadziliśmy działalność, to możemy przeznaczyć do utylizacji dokumenty dotyczące sprawozdań zatwierdzonych w latach 2013, 2012 itd.

Inne zbiory, zgodnie z ww. ustawa należy przechowywać przez okres co najmniej:

• księgi rachunkowe — 5 lat;
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji — 1 rok (po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji);
• dokumenty inwentaryzacyjne — 5 lat;
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania – 5 lat;
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – 5 lat od upływu jej ważności.

Terminy oblicza się, przyjmując za punkt wyjścia początek roku, jaki następuje po roku obrotowym.

Osobno należy zwrócić uwagę na:

• dowody księgowe, dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej;
• dowody księgowe, dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym;
• karty wynagrodzeń pracowników (bądź odpowiedniki).

W 1. przypadku takie dowody księgowe powinniśmy przechowywać do momentu, gdy będziemy mieli zatwierdzone sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy.

Nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia osób, którym powierzone zostały składniki ww. aktywów, objęte sprzedażą detaliczna.

W 2. przypadku okres ten będzie wynosił 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym:

• operacje i transakcje zostały spłacone lub rozliczone, a
• postępowania — zakończone bądź przedawnione.

Jeżeli chodzi natomiast o 3. punkt – karty pracowników lub ich odpowiedniki, to zasady przechowywania tych dokumentów objęte są dodatkowymi regulacjami, wynikającymi z przepisów³ emerytalnych, rentowych oraz podatkowych. Obecnie ten okres wynosi 50 lat.

³Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, źródło: sejm.gov.pl.

Ponadto, z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy, które wprowadziły nowy 10-letni okres⁴ przechowywania dokumentów pracowników, których stosunek pracy z pracodawcą został nawiązany nie wcześniej niż 1 stycznia br.

⁴Art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy

Jeśli zatrudniamy więc pracowników, to jako pracodawca mamy obowiązek przechowywać listy płac oraz karty wynagrodzeń przez okres:

• 10 lat (pracownik został zatrudniony przed 1/01/2019);
• 50 lat (pracownik został zatrudniony po 1/01/2019)

od momentu zakończenia pracy przez osobę, której dotyczą.

Przechowując wskazane dokumenty, należy przede wszystkim pamiętać o tym, aby były one zabezpieczone przed ewentualnymi zmianami. Trzeba zapewnić dokumentacji solidną ochronę zarówno przed zniszczeniem, jak i uszkodzeniem. Należy zadbać o to, aby nie mogła ona być rozpowszechniana przez przypadkowe osoby.

Z kolei płatnik zobowiązany jest do przechowywania przez pięć lat kopii dokumentów rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych, a także innych dokumentów korygujących.

Dokumentacja księgowa w formie elektronicznej

Osobno warto zwrócić uwagę na to, że wraz z nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, od 1 października 2018 weszły w życie nowe przepisy, dotyczące sporządzania i składania sprawozdań finansowych.

Zgodnie obecnie obowiązującymi przepisami, sprawozdania finansowe należy składać wyłącznie w formie elektronicznej. Ponadto takie sprawozdanie powinno być opatrzone:

• podpisem potwierdzonym profilem zaufanym — ePUAP lub
• podpisem elektronicznym (np. Szafir)

Nie możemy już więc wysyłać do KRS sprawozdań w wersji papierowej

Co z pozostałymi dokumentami: co w sytuacji, kiedy zdecydowaliśmy się na prowadzenie całej dokumentacji w formie elektronicznej?

Podobnie jak tradycyjna, elektroniczna forma archiwizacji dokumentów jest regulowana na podstawie przepisów, zawartych w Ustawie o Rachunkowości.

Jeżeli postanowiliśmy wdrożyć system obiegu i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej, pamiętajmy, że należy sięgać po takie nośniki danych, które są odporne na różnego rodzaju zagrożenia.

Pamiętajmy, też, że w większości przypadków, taka cyfryzacja księgowości to tylko ułatwienie, ustawa nie zwalnia nas bowiem z obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, w tym kart pracowników lub ich odpowiedników w formie papierowej.

Ustawa pozwala przenieść treść dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych, pod warunkiem, że posiadamy urządzenia, które umożliwiają nam otworzenie tych dowodów w postaci wydruku.

Jeżeli korzystamy z rozwiązań w chmurze, warto pamiętać o robieniu kopii zapasowych (tzw. backup) na wypadek, gdyby nasz system uległ awarii, albo gdybyśmy nagle stracili dostęp do łączności internetowej.

Należy to robić tak, aby zapewniona była trwałość zapisu. Dane muszą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed zniszczeniem.

Sięgając po różne środki ochrony, a także regularnie tworzyć kompie zapasowe danych, zyskujemy pewność, że w razie awarii nie będziemy pozbawieni dostępu do naszej dokumentacji.

Księgi podatkowe

Chcielibyśmy zwrócić uwagę na różnice pomiędzy „księgami rachunkowymi” a „księgami podatkowymi” — często błędnie stosuje się te dwa określenia zamiennie.

Księgi podatkowe to szersze pojęcie, które zostało określone w osobnej ustawie⁵. Księgami podatkowymi, zgodnie z Art. 3 ust 4 ww. ustawą są:

• księgi rachunkowe (które opisaliśmy wyżej);
• podatkowe księgi przychodów i rozchodów;
• rejestry oraz ewidencje

do których prowadzenia, zobowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

⁵Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa. Źródło: sejm.gov.pl.

W związku z powyższym, jako podatnik, mamy obowiązek do prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunków oraz innych dokumentów z nimi związanych.

Należy robić to aż do momentu, kiedy następuje okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy, zawarte w ustawach podatkowych mówią inaczej.

Przedawnienie podatkowe co do zasady następuje po 5 latach.

Warto pamiętać, że jeżeli termin płatności podatku przypadł w roku kolejnym, to czas, przez który jesteśmy zobowiązani do przechowywania dokumentów wydłuża się o rok.

Szczególną uwagę należy przywiązać do dowodów, które były podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych, a także wartości niematerialnych oraz prawnych.

Jeśli korzystamy z odpisów amortyzacyjnych, 5-letni termin obliczamy od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku za rok, w których ostatni raz skorzystaliśmy z odpisu.

Likwidacja dokumentów księgowych

Jako że kwestia likwidacji dokumentów księgowych nie została uregulowana w Ustawie o Rachunkowości, kierownik jednostki może we własnym zakresie zdecydować o zlikwidowaniu całej dokumentacji.

Pod warunkiem oczywiście, że minęły okresy wyznaczone w ustawach (które zostały opisane powyżej), a inne przepisy nie stanowią inaczej.

To on jest odpowiedzialny także za ustalenie sposobu, w jaki zostanie ona zniszczona. Trzeba pamiętać, że kierownik nie tylko zarządza, ale również jest osobą w pełni odpowiedzialną za dokumentację księgową.

Podczas likwidacji powinien być sporządzony protokół, w którym wykazane zostaną zniszczone dokumenty. W protokole trzeba również ująć osoby biorące udział w zniszczeniu dokumentów i odpowiedzialne za ten proces.

Kiedy jednostka zakończyła swoją działalność przed upływem ustawowego czasu, dokumentacja księgowa musi być nadal przechowywana przez wskazaną w tym celu jednostkę bądź osobę.

Jeśli jednostki zostały połączone, to obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywa na tej, która kontynuuje pracę.

Niestety, zdarza się, że zawiłe prawo może hamować rozwój naszego biznesu. Jeżeli nie mamy pewności czy postępujemy prawidłowo i zgodnie obowiązującymi przepisami, warto skonsultować się z dobrym biurem rachunkowym.

Dzięki temu oszczędzimy sobie wielu problemów i kłopotów z urzędem skarbowym.