Księgowość freelancera – co warto wiedzieć?

»Praca zdalna w zaciszu domowym, bez szefa nad głową i dla różnych zleceniodawców« — to najkrótsza definicja freelancingu.  

Ten model zarabiania pieniędzy stał się bardzo populartny, dlatego coraz więcej osób zastanawia się, jak uwolnić się od stałego etatu i zostać wolnym strzelcem.

Zanim się na to zdecydujemy, warto poznać kwestie formalne związane z takim sposobem pracy, czyli np. jak wygląda księgowość freelancera.

Artykuł zainteresuje również tych, którzy już zostali freelancerami i szukają odpowiedzi na pytanie: jak mam się rozliczyć z fiskusem.

Więc, zaczynamy.

Forma rozliczenia z klientami a księgowość freelancera

To, jak wygląda księgowość osoby zajmującej się freelancingiem, zależy w głównej mierze od sposobu rozliczania się ze zleceniodawcami. Pod tym względem wyróżnia się dwa modele rozliczeń:

• na podstawie rachunków;
• na podstawie faktur VAT.

Z pierwszej opcji opierającej się na umowach cywilnoprawnych korzystają głównie początkujący freelancerzy o niskich dochodach lub pracujący dla niewielu klientów, a także te osoby, które traktują freelancing jako zajęcie dodatkowe.

Drugie rozwiązanie wymaga założenia działalności gospodarczej i decydują się na niego specjaliści, którzy mają już ugruntowaną pozycję na rynku, czyli mogą liczyć na stałe i satysfakcjonujące dochody z tytułu świadczenia określonych usług.

Księgowość freelancera na umowie o dzieło

Realizowanie usług na podstawie umowy cywilnoprawnej, takiej jak umowa o dzieło, jest najprostszym rozwiązaniem dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z freelancingiem.

Umowa o dzieło jest umowa rezultatu, zgodnie z regulacjami, które zostały zawarte w Kodeksie Cywilnym (art. 627 – 646 kc), wykonane dzieło musi być wyraźnie określone i mieć charakter (przynajmniej częściowo) materialny.

Rozliczanie w tym modelu polega na tym, że po wykonaniu usługi lub dzieła wykonawca dzieła wystawia rachunek, w którym powinny być ujęte następujące pozycje:

• datę wystawienia;
• dane stron;
• kwota brutto;
• koszty uzyskania przychodu;
• podstawa opodatkowania;
• zaliczka na podatek dochodowy;
• kwota netto do wypłaty.

Przykładowy rachunek może wyglądać następująco:

Po zakończeniu roku podatkowego każdy zamawiający ma obowiązek przesłać freelancerowi oraz do jego urzędu skarbowego PIT-11.

Jest to deklaracja, w której ujęte są zsumowane wszystkie dochody, koszty i zaliczki z poszczególnych rachunków wystawionych w ciągu roku.

W tym przypadku księgowość freelancera ogranicza się do rozliczenia rocznego PIT-37 na podstawie otrzymanych od klientów PIT-11.

Jeśli choć jeden przychód w ciągu roku podatkowego nie wiązał się z odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy, freelancer musi wypełnić PIT-36.

W przypadku realizowania projektów na podstawie umowy o dzieło freelancer nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS.

Księgowość freelancera na umowie zlecenie

Jeżeli przedmiot umowy nie może być zakwalifikowany jako dzieło, freelancer i jego pracodawca mają obowiązek zawrzeć inny typ umowy — umowę zlecenie.

Warto jednak pamiętać, że gdy stosujemy taki rodzaj umowy, zarówno my jak i nasz klient mamy obowiązek odprowadzić składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Część z tych składek opłacana wyłącznie jest przez nas (zleceniobiorcę), część przez naszego klienta (zleceniodawcy), na niektóre składają się oboje.

Wykonywanie pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej typu zlecenie wiąże się z odprowadzeniem następujących składek:

• Składka na ubezpieczenie emerytalne — 9,76 % kwoty brutto;
• Składka na ubezpieczenie rentowe — 1,5% kwoty brutto;
• Składka na ubezpieczenie wypadkowe — 0,4-3,60% w zależności od stopnia ryzyka wykonywanej pracy,
• Składka na ubezpieczenie chorobowe — 2,45% (dobrowolna). 

Zaznaczymy jeszcze raz, że ww. składki to są składki, które odprowadzamy my, jako zleceniobiorca.

Po wykonaniu usługi, zawartej w umowie wystawiamy rachunek. W przypadku umowy zlecenie, rachunek ma zawierać następujące elementy:

• kwota brutto;
• ubezpieczenia społeczne (opłacane przez pracownika);
• koszty uzyskania przychodów;
• podstawa opodatkowania;
• składka na ubezpieczenie zdrowotne;
• zaliczka na podatek dochodowy;
• kwota netto do wypłaty.

Przykładowy rachunek do umowy zlecenia może wyglądać następująco:

Po zakończeniu roku podatkowego klient prześle nam formularz PIT-11, na podstawie którego wypełnimy formularz PIT-37 i prześlemy go do Urzędu Skarbowego.

Ponadto, możemy świadczyć usługi w ten sposób bez konieczności zakładania własnej działalności o ile jest to tzw. działalność uboczna (np. gdy jesteśmy zatrudnieni na stałe, a zlecenia są tylko naszym dodatkowym źródlem dochodu, pod warunkiem, że przychody z takiej dodatkowej działalności nie przekraczają przychodów z naszego stałego zatrudnienia).

Rozliczenia freelancerów prowadzących działalność gospodarczą

W życiu niemal każdego freelancera w końcu pojawia się moment, w którym musi rozważyć założenie działalności gospodarczej, czyli jednoosobowej firmy.

Tym momentem jest zazwyczaj wymaganie od zleceniodawców rozliczenia się na podstawie faktury VAT, a także rosnące dochody.

Zgodnie z przepisami obowiązek założenia działalności gospodarczej powstaje wtedy, gdy dana aktywność zarobkowa ma charakter ciągły i zorganizowany.

Jeśli więc freelancing staje się naszym sposobem na życie, należy zarejestrować działalność w CEIDG.

Księgowość freelancera prowadzącego działalność jest już bardziej skomplikowana, choć pod względem rachunkowym ma charakter uproszczony.

Wymaga prowadzenia tzw. książki przychodów i rozchodów (KPiR), rozliczania co miesiąc zaliczki na podatek dochodowy — PIT oraz VAT, a także odprowadzania składek do ZUS.

Wysokość składek za osoby prowadzące działalność gospodarczą zależy od prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W świetle przepisów obowiązującej obecnie ustawy systemowej¹, podstawa wymiaru to 60% ww. wynagrodzenia.

¹Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Art. 18 ust. 8, Źródło: sejm.gov.pl

Zgodnie z obwieszczeniem MRPiPS, prognozowane przeciętne wynagrodzenie brutto wyniesie 4765,00 zł. Co oznacza, że w styczniu-grudniu 2019 roku podstawa wymiaru będzie wynosiła 2859,00 zł, a wysokość miesięcznej składki — 1.246,92 zł (pod warunkiem, że nie korzystasz z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego).

Pamiętajmy jednak, że jeżeli po raz pierwszy podejmujemy działalność, możemy korzystać z tzw. Ulgi na Start. Wówczas będziemy zwolnieni z obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne na okres do 6 miesięcy. 

Następnie, przez 2 lata, możemy korzystać z preferencyjnej podstawy wymiaru składek — tzw. Mały Zus. W okresie styczeń-grudzień 2019 r. podstawa wymiaru składek preferencyjnych (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia) wynosi 675 zł.

Samodzielnie czy u księgowego – jak prowadzić księgowość freelancera?

Praca na własny rachunek okazuje się tak absorbująca, że większość freelancerów wcześniej czy później trafia do biura rachunkowego. Zwłaszcza po założeniu działalności gospodarczej, przy której ewidencjonowanie wszystkich faktur sprzedażowych i kosztowych oraz wypełnianie deklaracji jest zbyt czasochłonne.

Samodzielnemu rozliczaniu się nie sprzyjają zmiany w przepisach, jak choćby te dotyczące kosztów uzyskania przychodów dla twórców, które od niedawna w wysokości 50% nie przysługują już np. copywriterom i tłumaczom.

Pomoc księgowego okazuje się także niezbędna w kwestii wyboru najkorzystniejszej formy rozliczenia (mogą być to zasady ogólne, ale również ryczałt lub karta podatkowa), czy skorzystania z ulg np. preferencyjnych składek ZUS.

Ciekawym rozwiązaniem dla osób pracujących zdalnie są usługi księgowe świadczone online. Umożliwiają one samodzielnie rozliczanie się za pomocą specjalnego panelu dostępnego przez Internet.

Jest to tania i wygodna opcja prowadzenia księgowości freelancera, która w wielu przypadkach pozwala w razie potrzeby skorzystać także z fachowej porady eksperta księgowego.

Kto to jest freelancer i jak nim zostać?

Polskim odpowiednikiem angielskiego pojęcia „freelancer” jest „wolny strzelec”, który dość dobrze oddaje charakter tej formy pracy. Jest to bowiem samodzielne świadczenie usług na rzecz różnych zleceniodawców na podstawie odrębnych umów.

Freelancer może równie dobrze pracować dla zaledwie jednego lub dwóch klientów, jednak nie będzie tego robił na podstawie umowy o pracę, lecz np. umowy zlecenie lub o dzieło.

Ten sposób zarabiania pieniędzy przypomina więc prowadzenie jednoosobowej firmy, co ma przełożenie na sposób rozliczania się z fiskusem, czyli księgowość freelancera.

Wolny strzelec zwykle nie wynajmuje biura, lecz pracuje we własnym domu lub w biurze coworkingowym.

Wynika to z faktu, że freelancerami zostają najczęściej specjaliści IT, graficy, copywriterzy, dziennikarze, tłumacze — słowem osoby, które pracują samodzielnie i potrzebują do tego zwykle jednego narzędzia: komputera.