Бухгалтерия фрилансера в Польше — что нужно знать

Фриланс, удалённая работа без начальника, для разных заказчиков, становится всё популярнее. Но перед тем как искать заказы, стоит разобраться в формальностях: как выглядит бухгалтерия фрилансера в Польше, какие реестры нужно вести и в какие сроки отчитываться перед налоговой и ZUS. В этой статье: пошаговый разбор от простого гражданско-правового договора до собственной фирмы (JDG).

• Форма расчётов с клиентами и бухгалтерия фрилансера
• Бухгалтерия при договоре подряда (umowa o dzieło)
• Бухгалтерия при договоре-поручении (umowa zlecenie)
• Расчёты фрилансеров, ведущих собственную фирму (JDG)
• Реестры, авансы по PIT и сроки ZUS в 2026 году
• Самостоятельно или с бухгалтером
• Кто такой фрилансер и как им стать

Форма расчётов с клиентами и бухгалтерия фрилансера

Бухгалтерия фрилансера зависит в первую очередь от способа расчёта с заказчиками. Есть две модели:

• расчёт по счёту (rachunek): на основании гражданско-правового договора (подряда или поручения), без регистрации фирмы;
• расчёт по счёту-фактуре VAT: требует регистрации собственной фирмы (JDG).

Первый вариант типичен для начинающих фрилансеров с небольшим доходом, работающих с малым числом клиентов, либо для тех, кто занимается фрилансом как дополнительной деятельностью. Второй вариант требует регистрации в CEIDG и подходит специалистам с устойчивым, более высоким доходом.

Бухгалтерия при договоре подряда (umowa o dzieło)

Umowa o dzieło («договор подряда») — это договор результата (ст. 627-646 Гражданского кодекса): выполненная работа должна быть чётко определена и иметь хотя бы отчасти материальный характер.

После выполнения работы исполнитель выставляет счёт (rachunek), в котором указывается: дата выставления, данные сторон, сумма брутто, расходы на получение доходов, налоговая база, аванс на подоходный налог и сумма нетто к выплате.

По окончании года заказчик направляет фрилансеру и его налоговой инспекции форму PIT-11. На её основании фрилансер подаёт PIT-37. Если хотя бы один доход за год был получен без удержания аванса на налог, потребуется PIT-36.

При договоре подряда фрилансер, как правило, не обязан платить взносы ZUS (исключение: «подряд с собственным работодателем», к которому применяются полные взносы, как при трудовом договоре). Заказчик, однако, обязан сообщить о таком договоре в ZUS на форме RUD в течение 7 дней, с исключениями для собственного работника, исполнителя с JDG в рамках его кода PKD и договоров, заключённых до 2021 года.

Бухгалтерия при договоре-поручении (umowa zlecenie)

Если предмет договора нельзя отнести к «подряду», стороны заключают договор-поручение (umowa zlecenie). При этой модели взносы в ZUS платят обе стороны:

• пенсионный взнос: 9,76% от суммы брутто (платит исполнитель);
• взнос на случай инвалидности: 1,5% от суммы брутто (исполнитель);
• взнос на случай несчастных случаев: 0,4-3,33% в зависимости от риска (заказчик);
• взнос на случай болезни: 2,45%, добровольный (исполнитель);
• взнос на здравоохранение: 9% от базы (исполнитель).

Счёт по договору-поручению дополнительно содержит позиции социальных взносов и взноса на здравоохранение. По окончании года заказчик выдаёт PIT-11, на основании которого фрилансер заполняет PIT-37.

Договор-поручение можно выполнять без регистрации фирмы, если это дополнительная деятельность и доход от неё не превышает доход от основного места работы.

Расчёты фрилансеров, ведущих собственную фирму (JDG)

Момент, когда стоит зарегистрировать JDG, это обычно требование клиентов рассчитываться по счёту-фактуре VAT либо растущий и стабильный доход. Тогда фирму нужно зарегистрировать в CEIDG.

Фрилансер, ведущий JDG, обязан:

• вести книгу доходов и расходов (KPiR), при общей шкале или линейном налоге, либо реестр доходов при ричалте (упрощённый налог на доход);
• вести реестр основных средств и нематериальных активов, если они есть;
• ежемесячно (или ежеквартально) платить аванс по PIT;
• платить взносы ZUS;
• вести отдельный реестр VAT (продаж и покупок), если является активным плательщиком VAT, для корректной подачи JPK_VAT (JPK_V7M/V7K).

Важно: с 1 января 2026 года для первой группы налогоплательщиков (в том числе тех, кто подаёт VAT ежемесячно, и новых предпринимателей) KPiR и реестр доходов при ричалте должны вестись в электронной форме, с внесением записей до 20-го числа месяца, следующего за месяцем хозяйственной операции. Дополнительно вводится ежегодный файл JPK_PKPIR (шкала/линейный) или JPK_EWP (ричалт), подаваемый вместе с годовой декларацией.

Размер взносов ZUS рассчитывается от прогнозируемой средней зарплаты. Новые предприниматели могут воспользоваться льготами:

• Ulga na Start: 6 месяцев без социальных взносов (взнос на здравоохранение платится полностью);
• Льготный ZUS: 24 месяца, база 30% минимальной зарплаты (1441,80 zł в 2026 г.);
• Mały ZUS Plus: до 36 месяцев в рамках 60-месячного периода, при годовом доходе до 120 000 zł.

Реестры, авансы по PIT и сроки ZUS в 2026 году

Ниже ключевые сроки для JDG в 2026 году:

Если 20-е число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.

С 2026 года также становится обязательной Национальная система электронных счетов-фактур (KSeF): с 1 февраля 2026 для крупных компаний (оборот свыше 200 млн zł в 2024 г.), а с 1 апреля 2026 для всех остальных плательщиков VAT, включая фрилансеров с JDG. Для самых мелких плательщиков, «цифрово исключённых» (счета до 450 zł, общая продажа до 10 000 zł брутто/мес.), предусмотрена отсрочка до конца 2026 года.

Самостоятельно или с бухгалтером

Работа на себя настолько поглощает время, что большинство фрилансеров рано или поздно обращаются в бухгалтерскую фирму, особенно после регистрации JDG, когда учёт счетов и подача деклараций (PIT, VAT, JPK, ZUS) занимает слишком много времени.

Помощь бухгалтера особенно полезна при выборе наиболее выгодной формы налогообложения (шкала, линейный, ричалт), использовании льгот ZUS и подготовке к обязательному KSeF в 2026 году.

Кто такой фрилансер и как им стать

Фрилансером называют человека, который самостоятельно оказывает услуги разным заказчикам на основании отдельных договоров. Фрилансер может работать даже с одним-двумя клиентами, но не по трудовому договору, а по договору-поручению, подряда или B2B-контракту.

Чаще всего фрилансерами становятся IT-специалисты, дизайнеры, копирайтеры, переводчики: люди, работающие самостоятельно, обычно удалённо, которым для этого в основном нужен компьютер.

Если ваши клиенты из-за рубежа, стоит также прочитать нашу статью о расчёте зарубежных доходов фрилансера и о сроках хранения бухгалтерских документов.

FAQ

Если я на ричалте, нужно ли мне вести реестр VAT? Да, если вы зарегистрированы как активный плательщик VAT. Обязанность вести реестр VAT (продаж и покупок) не зависит от формы налогообложения дохода, только от вашего статуса плательщика VAT.

Освобождение от VAT освобождает меня от KSeF? Нет. Обязательный KSeF с 1 апреля 2026 года распространяется и на плательщиков, освобождённых от VAT, кроме самых мелких «цифрово исключённых» до конца 2026 года.

Источники и правовая основа

• Закон от 26 июля 1991 года о подоходном налоге с физических лиц (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, консолидированный текст)
• Закон от 13 октября 1998 года о системе социального страхования, ст. 18 п. 8 (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887, консолидированный текст)
• Постановление о ведении налоговой книги доходов и расходов (электронная KPiR с 2026 г.), podatki.gov.pl
• podatki.gov.pl: Национальная система электронных счетов-фактур, план внедрения KSeF 2026

Автор: команда Moja Firma.

Эта статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией. Каждая ситуация индивидуальна и зависит от конкретного договора и обстоятельств. Если что-то в вашей ситуации неясно, приглашаем на бесплатную консультацию с нашей командой.