Бухгалтерія фрилансера в Польщі — що варто знати

Фриланс, віддалена робота без начальника, для різних замовників, стає все популярнішою. Але перш ніж шукати замовлення, варто розібратися у формальностях: як виглядає бухгалтерія фрилансера в Польщі, які реєстри потрібно вести і в які терміни звітувати перед податковою та ZUS. У цій статті: покроковий розбір від простого цивільно-правового договору до власної фірми (JDG).

• Форма розрахунків із клієнтами та бухгалтерія фрилансера
• Бухгалтерія за договором підряду (umowa o dzieło)
• Бухгалтерія за договором доручення (umowa zlecenie)
• Розрахунки фрилансерів, які ведуть власну фірму (JDG)
• Реєстри, аванси з PIT і терміни ZUS у 2026 році
• Самостійно чи з бухгалтером
• Хто такий фрилансер і як ним стати

Форма розрахунків із клієнтами та бухгалтерія фрилансера

Бухгалтерія фрилансера залежить насамперед від способу розрахунку із замовниками. Є дві моделі:

• розрахунок за рахунком (rachunek): на підставі цивільно-правового договору (підряду чи доручення), без реєстрації фірми;
• розрахунок за рахунком-фактурою VAT: вимагає реєстрації власної фірми (JDG).

Перший варіант типовий для фрилансерів-початківців із невеликим доходом, які працюють із кількома клієнтами, або для тих, хто займається фрилансом як додатковою діяльністю. Другий вимагає реєстрації в CEIDG і підходить фахівцям зі стабільним, вищим доходом.

Бухгалтерія за договором підряду (umowa o dzieło)

Umowa o dzieło («договір підряду») – це договір результату (ст. 627-646 Цивільного кодексу): виконана робота має бути чітко визначена і мати хоча б частково матеріальний характер.

Після виконання роботи виконавець виставляє рахунок (rachunek), у якому вказано: дату виставлення, дані сторін, суму брутто, витрати на отримання доходу, податкову базу, аванс на податок на прибуток і суму нетто до виплати.

Після завершення року замовник надсилає фрилансеру та його податковій формою PIT-11. На її підставі фрилансер подає PIT-37. Якщо хоча б один доход за рік було отримано без утримання авансу на податок, потрібна PIT-36.

За договором підряду фрилансер, як правило, не зобов’язаний платити внески ZUS (виняток: «підряд із власним роботодавцем», до якого застосовуються повні внески, як за трудовим договором). Замовник, однак, зобов’язаний повідомити про такий договір у ZUS на формі RUD протягом 7 днів, із винятками для власного працівника, виконавця з JDG в межах його коду PKD та договорів, укладених до 2021 року.

Бухгалтерія за договором доручення (umowa zlecenie)

Якщо предмет договору не можна класифікувати як «підряд», сторони укладають договір доручення (umowa zlecenie). За цією моделлю внески до ZUS платять обидві сторони:

• пенсійний внесок: 9,76% від суми брутто (платить виконавець);
• внесок на випадок інвалідності: 1,5% від суми брутто (виконавець);
• внесок на випадок нещасних випадків: 0,4-3,33% залежно від ризику (замовник);
• внесок на випадок хвороби: 2,45%, добровільний (виконавець);
• внесок на охорону здоров’я: 9% від бази (виконавець).

Рахунок за договором доручення додатково містить позиції соціальних внесків і внеску на охорону здоров’я. Після завершення року замовник видає PIT-11, на підставі якого фрилансер заповнює PIT-37.

Договір доручення можна виконувати без реєстрації фірми, якщо це додаткова діяльність і доход від неї не перевищує доход від основного місця роботи.

Розрахунки фрилансерів, які ведуть власну фірму (JDG)

Момент, коли варто зареєструвати JDG, це зазвичай вимога клієнтів розраховуватися за рахунком-фактурою VAT або зростаючий і стабільний доход. Тоді фірму потрібно зареєструвати в CEIDG.

Фрилансер, який веде JDG, зобов’язаний:

• вести книгу доходів і витрат (KPiR), за загальною шкалою або лінійним податком, або реєстр доходів за ричалтом (спрощений податок на доход);
• вести реєстр основних засобів і нематеріальних активів, якщо вони є;
• щомісяця (або щокварталу) сплачувати аванс з PIT;
• платити внески ZUS;
• вести окремий реєстр VAT (продажів і покупок), якщо є активним платником VAT, для правильної подачі JPK_VAT (JPK_V7M/V7K).

Важливо: з 1 січня 2026 року для першої групи платників податків (зокрема тих, хто подає VAT щомісяця, та нових підприємців) KPiR і реєстр доходів за ричалтом мають вестися в електронній формі, із внесенням записів до 20-го числа місяця, наступного за місяцем господарської операції. Додатково вводиться щорічний файл JPK_PKPIR (шкала/лінійний) або JPK_EWP (ричалт), який подається разом із річною декларацією.

Розмір внесків ZUS розраховується від прогнозованої середньої зарплати. Нові підприємці можуть скористатися пільгами:

• Ulga na Start: 6 місяців без соціальних внесків (внесок на охорону здоров’я сплачується повністю);
• Пільговий ZUS: 24 місяці, база 30% мінімальної зарплати (1441,80 zł у 2026 р.);
• Mały ZUS Plus: до 36 місяців у межах 60-місячного періоду, за річного доходу до 120 000 zł.

Реєстри, аванси з PIT і терміни ZUS у 2026 році

Нижче ключові терміни для JDG у 2026 році:

Якщо 20-те число припадає на вихідний чи свято, термін переноситься на найближчий робочий день.

З 2026 року також стає обов’язковою Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF): з 1 лютого 2026 для великих компаній (оборот понад 200 млн zł у 2024 р.), а з 1 квітня 2026 для всіх інших платників VAT, включно з фрилансерами з JDG. Для найменших платників, «цифрово виключених» (рахунки до 450 zł, загальний продаж до 10 000 zł брутто/міс.), передбачено відтермінування до кінця 2026 року.

Самостійно чи з бухгалтером

Робота на себе настільки поглинає час, що більшість фрилансерів раніше чи пізніше звертаються до бухгалтерської фірми, особливо після реєстрації JDG, коли облік рахунків і подання декларацій (PIT, VAT, JPK, ZUS) займає надто багато часу.

Допомога бухгалтера особливо корисна при виборі найвигіднішої форми оподаткування (шкала, лінійний, ричалт), використанні пільг ZUS та підготовці до обов’язкового KSeF у 2026 році.

Хто такий фрилансер і як ним стати

Фрилансером називають людину, яка самостійно надає послуги різним замовникам на підставі окремих договорів. Фрилансер може працювати навіть з одним-двома клієнтами, але не за трудовим договором, а за договором доручення, підряду чи B2B-контрактом.

Найчастіше фрилансерами стають IT-фахівці, дизайнери, копірайтери, перекладачі: люди, які працюють самостійно, зазвичай віддалено, і потребують для цього переважно комп’ютера.

Якщо ваші клієнти з-за кордону, варто також прочитати нашу статтю про розрахунок закордонних доходів фрилансера та про терміни зберігання бухгалтерських документів.

FAQ

Якщо я на ричалті, чи потрібно мені вести реєстр VAT? Так, якщо ви зареєстровані як активний платник VAT. Обов’язок вести реєстр VAT (продажів і покупок) не залежить від форми оподаткування доходу, лише від вашого статусу платника VAT.

Звільнення від VAT звільняє мене від KSeF? Ні. Обов’язковий KSeF з 1 квітня 2026 року поширюється й на платників, звільнених від VAT, окрім найменших «цифрово виключених» до кінця 2026 року.

Джерела та правова основа

• Закон від 26 липня 1991 року про податок на доходи фізичних осіб (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, консолідований текст)
• Закон від 13 жовтня 1998 року про систему соціального страхування, ст. 18 п. 8 (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887, консолідований текст)
• Постанова про ведення податкової книги доходів і витрат (електронна KPiR з 2026 р.), podatki.gov.pl
• podatki.gov.pl: Національна система електронних рахунків-фактур, план впровадження KSeF 2026

Автор: команда Moja Firma.

Ця стаття має виключно інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Кожна ситуація індивідуальна і залежить від конкретного договору та обставин. Якщо щось у вашій ситуації неясно, запрошуємо на безкоштовну консультацію з нашою командою.