Działalność freelancerska jest coraz bardziej opłacalna: bez ograniczeń można szukać zleceń w różnych krajach. Wielu wolnych strzelców zastanawia się jednak, czy dochody z zagranicznych zleceń wymagają założenia działalności gospodarczej i jak je rozliczyć, zwłaszcza gdy klient jest ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii czy z kraju UE. To temat szczególnie istotny dla kontraktorów B2B, bo profil „jeden zagraniczny klient, regularne wynagrodzenie” jest też jednym z czynników ryzyka reklasyfikacji pod ustawą PIP 2026, o czym piszemy tutaj.

Umowa z zagranicznym klientem

Na wstępie warto przeanalizować, czy nasza umowa z zagranicznym klientem odpowiada umowie o dzieło, umowie zlecenie czy kontraktowi B2B. Polskie ustawodawstwo nie przewiduje czegoś takiego jak „umowa współpracy z zagranicznym pracodawcą”, trzeba więc zastanowić się, jaka umowa zostałaby zawarta, gdyby chodziło o świadczenie podobnych usług dla polskiej firmy.

Więcej o różnych typach umów freelancera piszemy w artykule Księgowość freelancera: co warto wiedzieć?

Jeśli nie chcesz osobiście podpisywać umowy z zagranicznym klientem ani samodzielnie się z niego rozliczać, możesz zrobić to przez nasz biznes-inkubator dla freelancerów: to my podpisujemy umowę z klientem, także z platformami takimi jak Upwork, w imieniu inkubatora, prowadzimy fakturowanie i księgowość, a Ty skupiasz się wyłącznie na projekcie.

Umowa zlecenia i umowa o dzieło zaliczają się do działalności osobistej (o ile są zawarte z przedsiębiorcą), nie trzeba wówczas zakładać własnej działalności gospodarczej, choć można to zrobić. Jeśli freelancer wykonuje zadanie, które w Polsce wymagałoby umowy o dzieło z przeniesieniem majątkowych praw autorskich, zarobki kwalifikuje się jako przychody z praw majątkowych. Jeśli charakter zlecenia jest niejednoznaczny (np. łączy elementy umowy agencyjnej i zlecenia), zalicza się je do tzw. innych źródeł.

Czy konieczna jest własna działalność gospodarcza?

Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)¹ możliwe są różne źródła przychodów: działalność gospodarcza, działalność osobista, przychody z praw majątkowych, inne źródła.

¹Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Działalność gospodarcza to więc tylko jedna z opcji. Jeśli dochody freelancera zostaną zakwalifikowane jako inne źródło niż działalność gospodarcza, nie ma obowiązku jej rejestrowania, niezależnie od wysokości przychodów z tych zleceń. Obowiązek rejestracji JDG powstaje, gdy aktywność zarobkowa ma charakter ciągły i zorganizowany, niezależnie od tego, ilu i jakich (krajowych czy zagranicznych) klientów obsługujemy.

Freelancerzy, którzy nie chcą jeszcze rejestrować własnej JDG, mogą rozliczać zagraniczne zlecenia przez nasz biznes-inkubator: umowy z klientami, fakturowanie i księgowość prowadzimy w naszym imieniu, a Ty pracujesz na własną rękę. Szczegółowe porównanie tej opcji z własną JDG, plusy, minusy i dla kogo co się bardziej opłaca, znajdziesz w artykule Biznes-inkubator vs JDG w Polsce, plusy i minusy.

Nieograniczony obowiązek podatkowy: całość przychodów

To najważniejsza zasada tego artykułu: freelancerzy będący polskimi rezydentami podatkowymi podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu: muszą wykazać w polskim zeznaniu całość przychodów, niezależnie od źródła i kraju pochodzenia. Nie ma znaczenia, czy klient jest ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Hongkongu czy z państwa-członkowskiego UE.

Rezydentem podatkowym w Polsce jest osoba, która spełnia jeden z dwóch warunków: ma na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych, albo przebywa w Polsce co najmniej 183 dni w danym roku podatkowym.

W zależności od tego, do jakiego źródła przychodu zaliczane są nasze zarobki, w różny sposób obliczany jest podatek. Ponieważ są to zwykle dochody otrzymywane z zagranicy bez pośrednictwa płatnika (przedsiębiorca zagraniczny nie jest płatnikiem w Polsce), obowiązek obliczenia i odprowadzenia zaliczek na podatek spada na samego freelancera.

Dotyczy to przede wszystkim umów o dzieło (bez przeniesienia praw autorskich) oraz umów zlecenia z zagranicznym klientem. Przy dużej liczbie takich umów można zastosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodów.

Formularze, które nas interesują:

  • PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG: dla przychodu bez pośrednictwa płatnika (zagraniczny klient nie odprowadził zaliczki); jeśli mamy własną działalność, dołączamy dodatkowo PIT/B;
  • PIT-37: jeśli współpracowaliśmy wyłącznie z polskimi firmami, które przygotowały PIT-11;
  • PIT-36: jeśli część przychodów pochodzi z Polski, a część z zagranicy bez pośrednictwa płatnika.

Co do składek ZUS: przy umowie o dzieło (z przeniesieniem praw autorskich lub bez) nie ma obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne od przychodów zagranicznych. Przy innych formach współpracy sytuacja bywa bardziej złożona: firma zagraniczna bez siedziby w Polsce formalnie powinna uzyskać NIP i odprowadzać składki, choć w praktyce ZUS ma ograniczone możliwości egzekwowania tego od podmiotów spoza UE.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Wykazanie całości przychodu w Polsce nie oznacza podwójnego opodatkowania tego samego dochodu. Polska ma podpisane umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) z większością krajów, w tym z USA i Wielką Brytanią. Każda umowa wskazuje jedną z dwóch metod:

  • metoda wyłączenia z progresją: dochód zagraniczny jest zwolniony z opodatkowania w Polsce, ale wpływa na stopę procentową (progresję), według której opodatkowane są dochody polskie;
  • metoda proporcjonalnego odliczenia: dochód zagraniczny jest opodatkowany w Polsce, ale podatek zapłacony za granicą można odliczyć (do wysokości podatku polskiego przypadającego na ten dochód).

Którą metodę stosujemy, zależy od konkretnej umowy z danym krajem, trzeba to sprawdzić w tekście umowy właściwej dla kraju klienta. Dla większości usług B2B świadczonych zdalnie z Polski (bez „zakładu” za granicą) dochód jest opodatkowany w Polsce, a ewentualny zagraniczny podatek u źródła odlicza się zgodnie z metodą wskazaną w danej umowie o UPO.

Kurs przeliczenia waluty obcej

Przychód w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (dzień, w którym przychód stał się należny lub faktycznie otrzymany, zależnie od formy opodatkowania). Ta sama zasada „dzień poprzedzający” obowiązuje analogicznie przy VAT (patrz niżej), z tą różnicą, że dla VAT liczy się dzień powstania obowiązku podatkowego albo dzień wystawienia faktury, jeśli jest wcześniejszy.

Certyfikat rezydencji CFR-1

Jeśli zagraniczny klient (zwłaszcza z USA) prosi o dokument potwierdzający polską rezydencję podatkową przed wypłatą wynagrodzenia, to właśnie certyfikat rezydencji podatkowej CFR-1. Bez niego zagraniczny płatnik może zastosować krajową stawkę podatku u źródła (w USA domyślnie nawet 30% od niektórych kategorii dochodu nierezydentów); z certyfikatem i odpowiednim formularzem lokalnym (np. W-8BEN dla USA) można zastosować stawkę zredukowaną przez UPO albo pełne zwolnienie.

Szczegółowo o wniosku, kosztach i terminach wydania CFR-1 piszemy w osobnym artykule: Czym jest certyfikat rezydencji podatkowej (CFR-1)?. Ważne: forma opodatkowania JDG (skala, liniowy, ryczałt) nie ma żadnego wpływu na to, czy potrzebujesz CFR-1, potrzeba certyfikatu wynika wyłącznie ze współpracy z zagranicznym płatnikiem.

VAT przy usługach dla klientów z USA i UE

Dla freelancerów prowadzących JDG i świadczących usługi B2B (np. IT, konsulting, tłumaczenia) kluczowa jest zasada miejsca świadczenia usługi (art. 28b ustawy o VAT): dla usług B2B miejscem opodatkowania jest kraj, w którym siedzibę ma usługobiorca (klient), nie Polska.

W praktyce oznacza to:

  • Klient z USA (poza UE): usługa nie podlega polskiemu VAT. Faktura bez VAT, ze stawką „NP” (nie podlega) i adnotacją „odwrotne obciążenie” / „reverse charge”. Sprzedaż wykazuje się w JPK_V7 jako sprzedaż poza terytorium kraju. Nie składa się informacji VAT-UE (dotyczy tylko transakcji wewnątrzunijnych).
  • Klient z UE, podatnik VAT: usługa również nie podlega polskiemu VAT. Faktura bez VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”, nabywca rozlicza VAT u siebie. Trzeba być zarejestrowanym jako VAT-UE (formularz VAT-R), nawet jeśli w Polsce korzystamy ze zwolnienia z VAT, i wykazać transakcję w informacji podsumowującej VAT-UE do 25. dnia miesiąca po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Numer VAT klienta warto zweryfikować w systemie VIES.

Uwaga 2026: od 1 kwietnia 2026 roku obowiązkowy staje się Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla wszystkich podatników VAT prowadzących JDG w Polsce. Obejmuje to też faktury dla klientów zagranicznych, choć technicznie nie zmienia to zasad rozliczenia VAT/PIT opisanych powyżej.

Freelancer B2B pracujący regularnie z jednym zagranicznym klientem, wg jego harmonogramu i na jego narzędziach, może wchodzić w profil ryzyka reklasyfikacji pod ustawą PIP 2026, niezależnie od tego, że klient jest spoza Polski. Reforma dotyczy każdej umowy cywilnoprawnej lub B2B nosiącej cechy podporządkowania, bez względu na kraj siedziby zamawiającego. Więcej [tutaj](https://mojafirma.org/pl/pip-2026-b2b-poradnik/).

Różne metody pozyskiwania zagranicznych zleceń

Freelancerzy zdobywają zagraniczne zlecenia przez bezpośrednie oferowanie usług firmom, odpowiadanie na ogłoszenia, a coraz częściej przez wyspecjalizowane platformy, które pośredniczą też w płatnościach:

  • Upwork
  • Fiverr
  • Freelancer.com
  • Toptal

Najczęściej realizowane w ten sposób zlecenia to programowanie, projektowanie stron internetowych, tłumaczenia i zarządzanie serwerami. Zlecenia zagraniczne są zwykle bardzo opłacalne, a ich rozliczanie, mimo formalności opisanych wyżej, nie jest tak trudne, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka.

Umów konsultację

FAQ

Czy muszę płacić VAT w Polsce od usług świadczonych dla klienta z USA? Nie, dla usług B2B miejscem opodatkowania jest kraj usługobiorcy, więc usługa dla klienta z USA nie podlega polskiemu VAT. Wystawiasz fakturę bez VAT z adnotacją „NP”/„reverse charge”.

Czy muszę rejestrować się jako VAT-UE, jeśli w Polsce jestem zwolniony z VAT? Tak, jeśli świadczysz usługi B2B dla podatników VAT z innych krajów UE, rejestracja VAT-UE (VAT-R) jest wymagana niezależnie od zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce.

Jaka metoda unikania podwójnego opodatkowania obowiązuje przy umowie z USA? Zależy to od konkretnych postanowień umowy o UPO między Polską a Stanami Zjednoczonymi i rodzaju dochodu: dla typowych usług B2B świadczonych zdalnie z Polski dochód jest zwykle opodatkowany w Polsce, z możliwością odliczenia podatku faktycznie zapłaconego w USA. Dokładna metoda dla konkretnych kategorii dochodu zależy od rodzaju usługi, dlatego warto zweryfikować swój przypadek indywidualnie z księgowym lub doradcą podatkowym.

Bibliografia i podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 3 (nieograniczony obowiązek podatkowy) (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, tekst skonsolidowany)
  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 28b (miejsce świadczenia usług B2B) i art. 31a (kurs waluty przy VAT) (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, tekst skonsolidowany)
  • Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania: pełna lista na podatki.gov.pl (m.in. z USA i Wielką Brytanią)

Autor: zespół Moja Firma.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja jest indywidualna i zależy od konkretnej umowy oraz okoliczności. Jeśli coś w Twojej sytuacji nie jest jasne, zapraszamy na bezpłatną konsultację z naszym zespołem.