Jak bezproblemowo zmienić biuro rachunkowe?

Na pewnym etapie prowadzenia działalności gospodarczej skorzystanie z usług biura rachunkowego jest właściwie koniecznością.

Księgowość rzetelnie prowadzona przez biuro rachunkowe pozwala przedsiębiorcom skupić się przede wszystkim na prowadzeniu biznesu.

Problem pojawia się wtedy, kiedy zaczynamy być niezadowoleni z jakości usług, jakie świadczy dane biuro rachunkowe. W takim przypadku jedynym wyjściem jest zmiana biura, co niestety wiążę się z pewnymi komplikacjami.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Kiedy podejrzewamy, że usługi księgowe prowadzone są nierzetelnie, to znak, że czas znaleźć nowe biuro rachunkowe. W Warszawie czy każdym większym mieście bez problemu znajdziemy firmę świadczącą podobne usługi na wyższym poziomie.

Skąd jednak wiemy, że poziom usług świadczonych przez dane biuro nie jest dla nas satysfakcjonujący?

Dobitnym sygnałem są oczywiście wszelkie pisma z urzędu skarbowego. Jeśli instytucja ta zaczyna nas wzywać celem uzupełnienia dokumentacji czy nakłada na nas karę za źle rozliczone zeznania podatkowe, to znaczy, że opłacane przez nas biuro rachunkowe wypełnia swoje obowiązki w sposób niewłaściwy.

Mimo że biura rachunkowe na podstawie pełnomocnictw sporządzają i składają deklaracje oraz reprezentują przedsiębiorcę w urzędach, to wciąż na właścicielu firmy ciąży odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe.

Tym samym wszelkie błędy pracowników biura rachunkowego są dla nas realnym kosztem, który poniesimy my.

To jednak sytuacja oczywista, częściej jednak musimy umieć odczytywać pewne sygnały, które świadczą o pewnych brakach w poziomie usług biura.

Jednym z nich jest utrudniona komunikacja pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Na przykład, mamy:

• problem z uzyskaniem dostępu do operacji księgowych, dokumentów czy faktur, to znak, że w biurze panuje bałagan, a nasze finanse nie są prowadzone w sposób rzetelny.
• problem ze skontaktowaniem się z pracownikami biura w czasie ich pracy, to znak, że w przyszłości wszelkie interakcje mogą być utrudnione, co narazi nas na kłopoty.
• wątpliwości co do wsparcia merytorycznego ze strony biura.

Ze względu na częste zmiany w legislacji, punkt 3. jest szczególnie ważny. Kiedy księgowy prowadzący nasze rozliczenia nie jest w stanie udzielić odpowiedzi co do naszych pytań o aktualne przepisy w dowolnym zakresie.

Zdarza się również, że udzielone odpowiedzi są niekonkretne lub sprzeczne z informacjami, które znajdujemy samodzielnie albo też nie informuje nas o możliwościach, które mogą pozwolić na obniżenie podatków, to najwyższy czas rozejrzeć się za bardziej kompetentną osobą.

Czasami zmiana biura rachunkowego wynika z faktu, że usługi księgowe są po prostu za drogie i cena, jaką płacimy za obsługę naszych podatków jest nieadekwatna do pracy, jaką muszą włożyć w to pracownicy biura rachunkowego.

Pierwsze kroki

Decyzje o zmianie biura księgowego na inne warto podejmować z końcem okresu rozliczeniowego.

W przypadku kiedy podejrzewamy, że poprzednie biuro źle prowadziło księgi rachunkowe, warto zlecić nowym księgowym sprawdzenie działań swoich poprzedników — przeprowadzić audyt.

Musimy mieć świadomość, że wiązać się to będzie z dodatkowymi wydatkami, ale jednocześnie te z pewnością będą niższe niż ewentualne kary, jakie nałoży na nas urząd skarbowy, kiedy odkryje nieprawidłowości.

To ile czasu nowi księgowi potrzebować będą, aby zapoznać się z kondycją naszych rachunków, zależy wyłącznie od wielkości firmy.

Pamiętajmy też, aby najpierw znaleźć nowe biuro rachunkowe, a dopiero potem rozwiązać umowę z dotychczasowymi księgowymi.

Operacja wymiany dokumentów powinna przebiegać w porozumieniu z nowym biurem rachunkowym, które pomoże w ocenie czasu potrzebnego na przeniesienie i ewentualną kontrolę księgowości.

W tym aspekcie warto szukać takiego biura, które pomoże nam w tym, aby zmiana księgowości przebiegała maksymalnie płynnie i bez wpływu na działalność naszej firmy.

Niektóre biura rachunkowe biorą na siebie wszelkie formalności związane z odbiorem dokumentów.

Czasami jednak przedsiębiorca nie chcę, aby jego poprzedni księgowy wiedział, gdzie ten przenosi swoje usługi. W takim przypadku dokumenty musimy odebrać osobiście.

Po rozwiązaniu umowy, biuro rachunkowe ma obowiązek oddać oryginały wszystkich przekazanych przez przedsiębiorcę dokumentów. Powinniśmy zatem otrzymać wszystkie faktury, umowy, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności.

Należy też zabrać ze sobą te dokumenty, które były sporządzane w naszym imieniu przez biuro rachunkowe.

Są to najczęściej:

• księgi podatkowe,
• rejestry VAT,
• ewidencję faktur,
• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych,
• ewidencję wyposażenia,
• deklaracje rozliczeniowe ZUS,
• deklaracje podatkowe, a także
• dokumentację związaną z kadrami i płacami.

Oczywiście przed odebraniem dokumentów musimy przygotować pismo z wypowiedzeniem umowy na świadczenie usług w danym biurze.

Pełnomocnictwa i kontakt z urzędem

W przypadku kiedy wcześniej upoważniliśmy poprzednie biuro rachunkowe do składania w naszym imieniu deklaracji drogą elektroniczną, powinniśmy zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa za pomocą formularza OPL-1.

Przykład formularza OPL-1 na stronie Ministerstwa Finansów.

Odwołać musimy też wszelkie inne pełnomocnictwa i należy uczynić to na piśmie.

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy w treści pełnomocnictw została zawarta klauzula mówiąca, że wygasają one wraz z zakończeniem świadczenia usług przez dane biuro rachunkowe.

Należy też mieć na uwadze, że prawo obowiązujące w Polsce zobowiązuje nas do powiadomienia urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Zmiana biura rachunkowego musi wiązać się z aktualizacją wpisu przedsiębiorcy do CEIDG.

Czasami niektóre biura są w stanie dokonać za nas tej zmiany na podstawie nowo podpisanego pełnomocnictwa. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości, musimy zmiany dokonać osobiście i to w jak najkrótszym czasie.

Jakie powinno być nowe – lepsze biuro rachunkowe?

Bardzo często przedsiębiorcy dopiero rozpoczynający działalność gospodarczą wybierają swoje pierwsze biuro rachunkowe nieco przypadkowo.

Wiążę się to najczęściej z brakiem doświadczenia i świadomości co do naszych potrzeb w tym zakresie.

Podejmując decyzję o zmianie biura rachunkowego warto zadbać o to, aby następne było lepiej dostosowane do naszych potrzeb.

Nowe biuro rachunkowe powinno mieć oczywiście uprawnienia do prowadzenia stosownej działalności. Choć dziś nie ma wymogu posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów, to taki zdecydowanie podnosi wiarygodność danego biura.

Dla większości przedsiębiorców bardzo ważna jest cena usług księgowych. Może jednak okazać się, że atrakcyjna cena jest wynikiem ograniczonej obsługi księgowej. Dlatego nie powinniśmy patrzeć na cenę bez kontekstu usług, na jakie możemy w danym biurze liczyć.

Obsługa powinna być rzetelna, ale też wygodna i dostosowana do naszych potrzeb. Sprawdźmy zatem w jakich godzinach i dniach możemy się kontaktować z pracownikami biura. Jeśli w weekend pojawi się problem, którego nie będziemy w stanie samodzielnie rozwiązać, to czy ktoś odbierze od nas telefon i udzieli nam pomocy.

Jeżeli prowadzimy firmę IT to możemy być przyzwyczajeni do korzystania z nowoczesnych rozwiązań. Warto więc sprawdzić, czy biuro księgowe które wybierzemy również jest na bieżąco z najnowszymi technologiami i skutecznie wdraża nowoczesne rozwiązania dostępne na rynku, mające na celu usprawnienie funkcjonowania procesów w firmie.

Dowiedzmy się też, do którego dnia każdego miesiąca musimy przygotować i dostarczyć dokumenty księgowe, a także czy możemy uzyskać dodatkowe raporty lub informacje od biura rachunkowego.

Ważne jest też to czy do biura musimy się udać osobiście, czy też wszelkie dokumenty możemy wysłać za pośrednictwem maila.

Sprawdźmy:

• czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta¹;
• czy reprezentuje go przed urzędami;
• w jaki sposób powiadamia o wysokości należnych podatków oraz o terminach obowiązków podatkowych;
• czy będziemy dostęp do danych księgowych i dokumentów przez Internet.

¹²Niekiedy usługa tego typu jest dodatkowo płatna, ale zdecydowanie warto z tej możliwości skorzystać. Jest to przede wszystkim nie tylko wygodniejsza forma rozliczania się z podatków, ale też dużo bezpieczniejsza.

Nie oszczędzajmy na takich usługach. Pracownicy biur rachunkowych mają większe doświadczenie w kontakcie z urzędnikami, które może być wykorzystane w naszym interesie.

Jeśli zatem istnieje możliwość, aby ktoś z biura rachunkowego reprezentował nas w urzędach, to należy z niej skorzystać.

Analizując cenę usług, dopytajmy też ile dokumentów jest księgowanych w cenie usługi oraz ile kosztuje każdy kolejny dokument.

Możemy też dopytać o zakres usług dodatkowych oraz oczywiście ich koszt. Czasami biura rachunkowe oferują usługi w zakresie rozliczania kadr i płac czy sporządzania umów. Możemy też skorzystać z porad prawnych i biznesowych oferowanych przez dane biuro rachunkowe.

Szukasz dobrego biura księgowego?