На певному етапі ведення бізнесу в Польщі співпраця з бухгалтерським офісом (biuro rachunkowe) стає практично неминучою, особливо для іноземців, які ще не знайомі з місцевими вимогами до звітності. Сумлінно ведений облік дозволяє підприємцю зосередитися на бізнесі, а не на паперовій тяганині. Проблема виникає, коли якість послуг перестає влаштовувати, і єдиний вихід, змінити офіс. Нижче: покрокова інструкція, як зробити це без проблем у 2026 році.

Коли змінювати бухгалтерський офіс

Якщо ви підозрюєте, що облік ведеться недобросовісно, це знак, що час шукати новий бухгалтерський офіс. Явним сигналом є будь-які листи з податкової: якщо податкова починає вимагати доповнити документацію або накладає штраф за неправильно подану декларацію, це означає, що оплачуваний вами офіс неналежно виконує свої обов’язки.

Користування бухгалтерськими послугами не звільняє підприємця від відповідальності у разі податкової перевірки: хоча офіс на підставі довіреності готує та подає декларації, відповідальність за податкові розрахунки все одно лежить на власнику фірми.

Інші сигнали, що варто придивитися до нового офісу, особливо якщо ви ведете бізнес віддалено або ще не впевнено володієте польською:

  • ускладнена комунікація: проблеми з доступом до документів і рахунків-фактур, відсутність зв’язку зі співробітниками офісу в робочий час;
  • відсутність змістовної підтримки: бухгалтер не відповідає на запитання про актуальні зміни в законодавстві або відповідає неконкретно (при частих змінах податкових правил у Польщі це особливо важливий критерій);
  • неадекватна ціна щодо обсягу та якості роботи, яку виконує офіс.

Перші кроки

Рішення про зміну офісу краще ухвалювати наприкінці розрахункового періоду. Якщо ви підозрюєте, що попередній офіс погано вів облік, варто замовити у нових бухгалтерів аудит роботи попередників, це додаткові витрати, але зазвичай нижчі за можливі штрафи від податкової.

Важливо спочатку знайти новий бухгалтерський офіс, і лише потім розривати договір з попереднім. Передачу документів варто узгодити з новим офісом: попросіть його допомогти оцінити, скільки часу знадобиться на перенесення бухгалтерії та можливу перевірку.

Після розірвання договору бухгалтерський офіс зобов’язаний повернути оригінали всіх документів, переданих підприємцем, а також тих, що складалися від його імені. Найчастіше це:

  • податкові книги;
  • реєстри ПДВ (VAT);
  • облік рахунків-фактур;
  • облік основних засобів і нематеріальних активів;
  • облік обладнання;
  • розрахункові декларації ZUS;
  • податкові декларації;
  • кадрово-зарплатна документація.

Передача документів має відбуватися письмово, з протоколом приймання-передачі, це захищає обидві сторони на випадок подальшої перевірки.

Перед отриманням документів підготуйте письмове повідомлення про розірвання договору на обслуговування в попередньому офісі.

Довіреності та контакт з податковою

Якщо раніше ви уповноважили попередній офіс подавати декларації в електронному вигляді (на підставі довіреності UPL-1), потрібно повідомити податкову про її відкликання за допомогою форми OPL-1: ця форма залишається чинною у 2026 році, і її можна подати також через портал e-Urząd Skarbowy. Відкликання набуває чинності з моменту доставки і не потребує обґрунтування.

Відкликати письмово потрібно і всі інші довіреності, виняток становить випадок, коли в тексті довіреності прямо вказано, що вона автоматично втрачає чинність з припиненням обслуговування даним офісом.

Зміна бухгалтерського офісу також вимагає оновлення запису підприємця в CEIDG (для ФОП, JDG) або в KRS (для компаній) у частині, що стосується способу ведення обліку та місця зберігання документації. Деякі офіси роблять це за вас на підставі нової довіреності; якщо ні, доведеться зробити це самостійно, і якнайшвидше.

Яким має бути новий, кращий офіс

Іноземці, які починають бізнес у Польщі, часто обирають свій перший бухгалтерський офіс досить випадково, через брак місцевого досвіду. Змінюючи офіс, варто подбати, щоб наступний був краще пристосований до потреб бізнесу:

  • хоча в Польщі немає вимоги щодо обов’язкового сертифіката бухгалтера, який раніше видавало Міністерство фінансів (скасований ще в 2014 році), варто перевірити досвід і рекомендації офісу;
  • запитайте, чи має офіс обов’язкове страхування цивільної відповідальності: це захищає вас у разі помилки бухгалтера;
  • не оцінюйте пропозицію лише за ціною: приваблива ціна часто означає урізаний обсяг обслуговування;
  • перевірте доступність: години і дні для зв’язку, чи відповість хтось в екстреній ситуації у вихідні;
  • якщо ви ведете технологічну компанію, дізнайтеся, чи використовує офіс сучасні інструменти (наприклад, онлайн-доступ до документів, інтеграції із системами виставлення рахунків);
  • уточніть, чи подає офіс декларації від вашого імені та чи представляє вас перед органами, це зазвичай платна, але зручна і безпечна опція;
  • уточніть прайс: скільки документів входить у вартість базової послуги, скільки коштує кожен наступний, який обсяг додаткових послуг (кадри і зарплата, договори, юридично-ділові консультації).

Часті запитання

Чи може старий офіс утримувати мої документи через фінансову заборгованість?


Офіс може вимагати оплати прострочених рахунків, але загалом зобов’язаний повернути оригінали бухгалтерських документів, що належать підприємцю, суперечки на цьому ґрунті краще вирішувати за допомогою юриста.

Чи потрібно особисто йти в податкову, щоб відкликати довіреність?


Ні, форму OPL-1 можна подати електронно через e-Urząd Skarbowy, поштою або особисто в податковій.

Автор: команда Moja Firma.

Ця стаття має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Шукаєте надійний бухгалтерський офіс у Польщі? Перегляньте наші бухгалтерські послуги або запишіться на безкоштовну консультацію.