Правила та терміни зберігання бухгалтерських документів у Польщі

Кожна одиниця, від індивідуальної підприємницької діяльності до капітального товариства, зобов’язана збирати та зберігати бухгалтерські докази й інші документи, вказані в законі. Терміни різняться залежно від виду документа: від 1 року (гарантія) до 50 років (документація щодо зарплати для співробітників зі стажем). Нижче усі актуальні на 2026 рік терміни з правовою підставою.

• Закон про бухгалтерський облік
• Як мають виглядати бухгалтерські книги?
• Правила та терміни зберігання документів
• Кадрова документація та ZUS: 10 чи 50 років?
• Бухгалтерська документація в електронній формі
• Податкові книги та строк давності
• Ліквідація бухгалтерських документів

Закон про бухгалтерський облік

Закон про бухгалтерський облік¹ – основний документ, який зобов’язує фірми та організації зберігати бухгалтерську документацію. Кожна організація повинна мати документацію, що описує застосовану облікову політику, включно з:

• звітним роком та періодами, що входять до нього;
• методами оцінки активів і пасивів;
• методами визначення фінансового результату;
• способом ведення бухгалтерських книг;
• системами захисту даних, включно з бухгалтерськими книгами й доказами.

За виконання цих обов’язків відповідає керівник організації.

¹Закон від 29 вересня 1994 року про бухгалтерський облік, ст. 4 п. 3 пп. 6 та ст. 10 п. 1.

Як мають виглядати бухгалтерські книги?

Кожна бухгалтерська книга повинна містити повну або скорочену назву організації (наприклад, «Kowalski Sp. z o.o.»), тип книги (журнал, головна книга, відомості) та назву програми, в якій вона ведеться (наприклад, Comarch Optima, Sage Symfonia). Книги сортуються за звітним роком, періодом звітності та датою створення.

Правила та терміни зберігання документів

З 1 січня 2019 року скасовано обов’язок безстрокового зберігання затвердженої фінансової звітності. Тепер, згідно зі ст. 74 Закону про бухгалтерський облік², її зберігають мінімум 5 років, рахуючи з початку року, наступного за звітним роком, до якого вона належить.

²Закон від 29 вересня 1994 року про бухгалтерський облік, ст. 74.

Той самий принцип (мінімум 5 років з початку року, наступного за звітним) застосовується до більшості бухгалтерських документів:

Відлік термінів завжди починається з початку року, наступного за звітним роком.

Окремі правила стосуються:

• доказів, пов’язаних із доходами від роздрібного продажу: зберігаються до моменту затвердження фінансової звітності за відповідний звітний рік, але не менше ніж до розрахунку з особами, відповідальними за роздрібні активи;
• доказів щодо незавершених капітальних інвестицій, позик, кредитів, комерційних договорів, а також цивільних чи кримінальних претензій: 5 років з початку року, наступного за роком, у якому операції були сплачені/врегульовані, а провадження завершено або минув строк давності.

Кадрова документація та ZUS: 10 чи 50 років?

Це одна з найчастіше плутаних тем, тому точне розмежування дат критично важливе:

Термін відраховується з кінця календарного року, у якому трудові відносини припинилися чи закінчилися (для співробітників, прийнятих із 2019 року; для попередніх періодів: з моменту припинення трудових відносин, якщо роботодавець не подав звіт для скорочення строку).

Неочевидний факт: новіша документація (з 2019 р.) має коротший термін зберігання (10 років), тому що з цього моменту ZUS збирає пенсійні дані електронно в поточному режимі. Старіша документація за умовчанням вимагає 50 років зберігання, якщо роботодавець не вирішив скоротити цей термін, подавши до ZUS заяву ZUS OSW та інформаційний звіт ZUS RIA.

Окремо платник внесків зобов’язаний зберігати копії розрахункових документів, щомісячних індивідуальних звітів і коригувальних документів протягом 5 років: документи, подані до ZUS до 31 грудня 2011 р.: 10 років, подані з 1 січня 2012 р.: 5 років з дати подання.

Бухгалтерська документація в електронній формі

З 1 жовтня 2018 року фінансова звітність подається до Національного судового реєстру (KRS) виключно в електронній формі, з підписом, підтвердженим довіреним профілем (ePUAP), або кваліфікованим електронним підписом.

Електронна форма зберігання решти документів дозволена на підставі Закону про бухгалтерський облік, за умови, що:

• використовуються носії даних, стійкі до пошкоджень і несанкціонованого доступу;
• організація має обладнання, яке дозволяє відтворити докази у вигляді роздруківки;
• регулярно робляться резервні копії (backup), особливо при використанні хмарних рішень.

Цифровізація бухгалтерії не звільняє від обов’язку зберігати документи у вказані вище терміни: вона змінює лише форму, а не скорочує терміни.

Податкові книги та строк давності

«Бухгалтерські книги» та «податкові книги», це різні поняття, хоча їх часто плутають. Податкові книги, це ширше поняття з Податкового кодексу³, яке охоплює бухгалтерські книги, податкову книгу доходів і витрат (KPiR), а також реєстри й обліки (наприклад, VAT), які зобов’язані вести платники податків, платники внесків або інкасатори.

³Закон від 29 серпня 1997 року, Податковий ордонанс.

Згідно зі ст. 70 § 1 Податкового кодексу, податкове зобов’язання втрачає чинність після спливу 5 років, рахуючи з кінця календарного року, у якому минув термін сплати податку. До цього моменту, не коротше, потрібно зберігати податкові книги та пов’язані з ними документи.

Якщо термін сплати податку припав на наступний рік, термін зберігання продовжується на рік. Особливу увагу потрібно звернути на докази, що є підставою для визначення початкової вартості основних засобів і нематеріальних активів: якщо використовується амортизація, 5-річний термін відраховується з кінця року, у якому минув термін сплати податку за рік останнього амортизаційного відрахування.

Ліквідація бухгалтерських документів

Питання ліквідації бухгалтерських документів не врегульоване Законом про бухгалтерський облік: керівник організації може самостійно вирішити про знищення документації, за умови що минули встановлені законом терміни. При ліквідації варто скласти протокол із зазначенням знищених документів та осіб, відповідальних за цей процес.

Якщо організація завершила діяльність до закінчення встановленого терміну, обов’язок зберігання документації переходить до призначеної для цього особи чи організації. При об’єднанні організацій обов’язок зберігання покладається на організацію, яка продовжує діяльність.

FAQ

Чи можу я знищити у 2026 році податкові документи за 2019 рік? В цілому так, якщо термін сплати податку за 2019 р. припав на 2020 р., 5-річний строк давності минув у кінці 2025 р. (якщо не відбулося зупинення чи переривання строку давності, наприклад, через перевірку чи податкове провадження).

Чи звільняє мене електронна документація від зберігання паперових оригіналів? Не завжди. Закон дозволяє перенести зміст доказів на електронні носії, але це не звільняє від обов’язку зберігати документи у формі, яка дозволяє їх відтворити (наприклад, роздрукувати), а частина документів (наприклад, кадрові справи співробітників зі стажем) на практиці досі вимагає паперової версії в більшості установ.

Джерела та правова основа

• Закон від 29 вересня 1994 року про бухгалтерський облік, ст. 4, ст. 10, ст. 74 (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, консолідований текст)
• Закон від 29 серпня 1997 року, Податковий ордонанс, ст. 70 § 1 (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, консолідований текст)
• Закон від 26 червня 1974 року, Кодекс праці, ст. 94 п. 9a і 9b (кадрова документація)
• Закон від 17 грудня 1998 року про пенсії за віком та по інвалідності з Фонду соціального страхування, ст. 125a (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118, консолідований текст)

Автор: команда Moja Firma.

Ця стаття має виключно інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Кожна ситуація індивідуальна і залежить від конкретного договору та обставин. Якщо щось у вашій ситуації неясно, запрошуємо на безкоштовну консультацію з нашою командою.