Каждая единица, от индивидуальной предпринимательской деятельности до капитального общества, обязана собирать и хранить бухгалтерские доказательства и другие документы, указанные в законе. Сроки различаются в зависимости от вида документа: от 1 года (гарантия) до 50 лет (документация по зарплате для сотрудников со стажем). Ниже все актуальные на 2026 год сроки с правовым основанием.

Закон о бухгалтерском учёте

Закон о бухгалтерском учёте¹ — основной документ, который обязывает фирмы и организации хранить бухгалтерскую документацию. Каждая организация должна иметь документацию, описывающую применяемую учётную политику, включая:

  • отчётный год и входящие в него периоды;
  • методы оценки активов и пассивов;
  • методы определения финансового результата;
  • способ ведения бухгалтерских книг;
  • системы защиты данных, включая бухгалтерские книги и доказательства.

За выполнение этих обязанностей отвечает руководитель организации.

¹Закон от 29 сентября 1994 года о бухгалтерском учёте, ст. 4 п. 3 пп. 6 и ст. 10 п. 1.

Как должны выглядеть бухгалтерские книги?

Каждая бухгалтерская книга должна содержать полное или сокращённое название организации (например, «Kowalski Sp. z o.o.»), тип книги (журнал, главная книга, ведомости) и название программы, в которой она ведётся (например, Comarch Optima, Sage Symfonia). Книги сортируются по отчётному году, периоду отчётности и дате создания.

При ведении бухгалтерских книг необходимо соблюдать высочайшую тщательность.

Правила и сроки хранения документов

С 1 января 2019 года отменена обязанность бессрочного хранения утверждённой финансовой отчётности. Теперь, согласно ст. 74 Закона о бухгалтерском учёте², её хранят минимум 5 лет, считая с начала года, следующего за отчётным годом, к которому она относится.

²Закон от 29 сентября 1994 года о бухгалтерском учёте, ст. 74.

Тот же принцип (минимум 5 лет с начала года, следующего за отчётным) применяется к большинству бухгалтерских документов:

Тип документаМинимальный срок
Утверждённая финансовая отчётность5 лет
Бухгалтерские книги5 лет
Документы инвентаризации5 лет
Прочие бухгалтерские доказательства и отчёты5 лет
Документация принятой учётной политики5 лет после окончания её действия
Документы по гарантии и претензиям1 год после окончания гарантии / урегулирования претензии

Отсчёт сроков всегда начинается с начала года, следующего за отчётным годом.

Отдельные правила касаются:

  • доказательств, связанных с доходами от розничной продажи: хранятся до момента утверждения финансовой отчётности за соответствующий отчётный год, но не менее чем до расчёта с лицами, ответственными за розничные активы;
  • доказательств по незавершённым капитальным вложениям, займам, кредитам, коммерческим договорам, а также гражданским или уголовным претензиям: 5 лет с начала года, следующего за годом, в котором операции были оплачены/урегулированы, а разбирательства завершены или истёк срок давности.

Кадровая документация и ZUS: 10 или 50 лет?

Это одна из самых часто путаемых тем, поэтому точное разграничение дат критично важно:

Дата приёма сотрудника на работуСрок хранения
До 1 января 1999 г.50 лет (без возможности сокращения)
1 января 1999 — 31 декабря 2018 г.50 лет, можно сократить до 10 лет после подачи ZUS OSW + ZUS RIA
С 1 января 2019 г.10 лет

Срок отсчитывается с конца календарного года, в котором трудовые отношения прекратились или истекли (для сотрудников, принятых с 2019 года; для более ранних периодов: с момента прекращения трудовых отношений, если работодатель не подал отчёт для сокращения срока).

Неочевидный факт: более новая документация (с 2019 г.) имеет более короткий срок хранения (10 лет), потому что с этого момента ZUS собирает пенсионные данные электронно в текущем режиме. Более старая документация по умолчанию требует 50 лет хранения, если работодатель не решил сократить этот срок, подав в ZUS заявление ZUS OSW и информационный отчёт ZUS RIA.

Отдельно, плательщик взносов обязан хранить копии расчётных документов, ежемесячных индивидуальных отчётов и корректирующих документов в течение 5 лет: документы, поданные в ZUS до 31 декабря 2011 г.: 10 лет, поданные с 1 января 2012 г.: 5 лет с даты подачи.

Бухгалтерская документация в электронной форме

С 1 октября 2018 года финансовая отчётность подаётся в Национальный судебный реестр (KRS) исключительно в электронной форме, с подписью, подтверждённой доверенным профилем (ePUAP), или квалифицированной электронной подписью.

Электронная форма хранения остальных документов допускается на основании Закона о бухгалтерском учёте, при условии, что:

  • используются носители данных, устойчивые к повреждениям и несанкционированному доступу;
  • организация располагает оборудованием, позволяющим воспроизвести доказательства в виде распечатки;
  • регулярно делаются резервные копии (backup), особенно при использовании облачных решений.

Цифровизация бухгалтерии не освобождает от обязанности хранить документы в указанные выше сроки: она меняет только форму, но не сокращает сроки.

Налоговые книги и срок давности

«Бухгалтерские книги» и «налоговые книги», это разные понятия, хотя их часто путают. Налоговые книги, это более широкое понятие из Налогового кодекса³, которое включает бухгалтерские книги, налоговую книгу доходов и расходов (KPiR), а также реестры и учёты (например, VAT), которые обязаны вести налогоплательщики, плательщики или инкассаторы.

³Закон от 29 августа 1997 года, Налоговый ордонанс.

Согласно ст. 70 § 1 Налогового кодекса, налоговое обязательство утрачивает силу по истечении 5 лет, считая с конца календарного года, в котором истёк срок уплаты налога. До этого момента, не короче, необходимо хранить налоговые книги и связанные с ними документы.

Пример:
Налог PIT за 2020 г. со сроком уплаты до 30.04.2021 г.
5 лет считаются с конца 2021 г. → срок давности истекает в конце 2026 г.
Документы за 2020 г. нужно хранить минимум до 31.12.2026 г.

Если срок уплаты налога пришёлся на следующий год, срок хранения продлевается на год. Особое внимание нужно уделить доказательствам, служащим основанием для определения первоначальной стоимости основных средств и нематериальных активов: если используется амортизация, 5-летний срок отсчитывается с конца года, в котором истёк срок уплаты налога за год последнего амортизационного отчисления.

Если ваше сотрудничество B2B будет переквалифицировано в трудовые отношения по реформе PIP 2026, инспекция труда может потребовать документы за прошлые периоды, поэтому правильное хранение документации JDG важно не только для налоговых целей, но и как доказательство в возможном споре о реклассификации. Подробнее в нашей серии, [здесь](https://mojafirma.org/ru/pip-2026-b2b-polnyj-gid/).

Ликвидация бухгалтерских документов

Вопрос ликвидации бухгалтерских документов не урегулирован Законом о бухгалтерском учёте: руководитель организации может самостоятельно решить об уничтожении документации, при условии что истекли установленные законом сроки. При ликвидации рекомендуется составить протокол с указанием уничтоженных документов и лиц, ответственных за этот процесс.

Если организация завершила деятельность до истечения установленного срока, обязанность хранения документации переходит к назначенному для этого лицу или организации. При объединении организаций обязанность хранения возлагается на организацию, продолжающую деятельность.

Записаться на консультацию

FAQ

Могу ли я уничтожить в 2026 году налоговые документы за 2019 год? В целом да, если срок уплаты налога за 2019 г. пришёлся на 2020 г., 5-летний срок давности истёк в конце 2025 г. (если не произошло приостановление или прерывание срока давности, например, из-за проверки или налогового разбирательства).

Освобождает ли меня электронная документация от хранения бумажных оригиналов? Не всегда. Закон позволяет перенести содержание доказательств на электронные носители, но это не освобождает от обязанности хранить документы в форме, позволяющей их воспроизвести (например, распечатать), а часть документов (например, кадровые дела сотрудников со стажем) на практике всё ещё требует бумажной версии в большинстве учреждений.

Источники и правовая основа

  • Закон от 29 сентября 1994 года о бухгалтерском учёте, ст. 4, ст. 10, ст. 74 (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, консолидированный текст)
  • Закон от 29 августа 1997 года, Налоговый ордонанс, ст. 70 § 1 (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, консолидированный текст)
  • Закон от 26 июня 1974 года, Трудовой кодекс, ст. 94 п. 9a и 9b (кадровая документация)
  • Закон от 17 декабря 1998 года о пенсиях по возрасту и по инвалидности из Фонда социального страхования, ст. 125a (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118, консолидированный текст)

Автор: команда Moja Firma.

Эта статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией. Каждая ситуация индивидуальна и зависит от конкретного договора и обстоятельств. Если что-то в вашей ситуации неясно, приглашаем на бесплатную консультацию с нашей командой.