Ведення бізнесу в Польщі сьогодні майже неможливе без електронного підпису в тій чи іншій формі, але під цією назвою ховаються три різні інструменти, і їх легко сплутати. У цій статті: що це за інструменти, коли вони обов’язкові і що обрати іноземному підприємцю.

Три інструменти під однією назвою

У розмовній мові “електронним підписом” називають три юридично різні речі:

  • кваліфікований електронний підпис (kwalifikowany podpis elektroniczny, KPE): платний комерційний продукт, юридично рівний власноручному підпису в усьому ЄС;
  • Profil Zaufany (Довірений профіль, колишній ePUAP): безкоштовний державний інструмент ідентифікації, насамперед для спілкування з польськими держорганами;
  • особистий підпис (podpis osobisty), вбудований у чип польського електронного документа, що засвідчує особу (e-dowód), доступний через кардридер або застосунок mObywatel.

Лише перший інструмент є “кваліфікованою” послугою довіри за регламентом eIDAS ЄС та польським законом від 5 вересня 2016 року про послуги довіри та електронну ідентифікацію. Два інші не визнаються автоматично за межами Польщі й мають юридичні обмеження навіть усередині країни.

Кваліфікований електронний підпис (KPE)

Кваліфікований підпис видають кілька комерційних провайдерів із реєстру довіри Національного центру сертифікації, NCCert (Narodowe Centrum Certyfikacji): Szafir / mSzafir (KIR), Sigillum (PWPW), SimplySign/Certum, EuroCert, CenCert. У 2026 році базовий підпис на картці коштує приблизно 240-300 злотих нетто на рік, хмарний (мобільний) підпис, приблизно 300-350 злотих нетто на рік; продовження зазвичай дешевше за першу покупку. Сертифікат зазвичай видають на 1-5 років.

Важливо: оскільки це кваліфікована послуга за eIDAS, документ, підписаний таким чином, юридично рівний власноручному підпису не лише в Польщі, а й у будь-якій країні ЄС. Це критично, якщо ви підписуєте договори, протоколи чи довіреності з іноземними контрагентами.

Profil Zaufany (колишній ePUAP): безкоштовно, але лише для Польщі

Profil Zaufany: безкоштовний державний інструмент. Його можна створити повністю онлайн через онлайн-банкінг польського банку (якщо він це підтримує) або за допомогою e-dowód, або почати онлайн і підтвердити особисто в податковій інспекції чи пункті підтвердження (Punkt Potwierdzający). Для реєстрації зазвичай потрібен номер PESEL.

Profil Zaufany добре підходить для реєстрації в CEIDG, звітності в ZUS, податкових справ і більшості повсякденних контактів із польськими органами, але це не кваліфікований підпис за eIDAS. Він не має автоматичної юридичної сили за межами Польщі й прямо не підходить для деяких корпоративних дій, наприклад для ліквідації ТОВ (sp. z o.o.) або зміни даних у KRS для компанії, яка спочатку не була зареєстрована онлайн.

e-dowód і особистий підпис (podpis osobisty)

Польські документи, що засвідчують особу, видані з листопада 2021 року (e-dowód), містять чип із функцією особистого підпису. Її можна використовувати з кардридером і спеціальним ПЗ на комп’ютері, а з оновлення 2025 року прямо із застосунку mObywatel, через функцію “Podpisz dokument” і NFC на телефоні. Такий підпис визнається рівним власноручному у відносинах із держорганами; для приватних договорів його юридична сила залежить від згоди обох сторін його прийняти. Як і Profil Zaufany, це не кваліфікований підпис за eIDAS.

Що потрібно для CEIDG, S24 і KRS

Для більшості повсякденних формальностей платний кваліфікований підпис не потрібен:

  • Реєстрація ФОП (JDG) у CEIDG через biznes.gov.pl приймає Profil Zaufany, кваліфікований підпис або особистий підпис e-dowód: будь-який із трьох варіантів.
  • Реєстрація або зміни в компанії через S24 чи PRS (KRS) працюють точно так само: усі документи підписуються через сервіс Міністерства юстиції UCPE, який також приймає всі три варіанти.

Кваліфікований підпис стає по-справжньому потрібним, коли йдеться про транскордонні договори, великі угоди або контрагентів, яким важлива юридична визначеність на рівні всього ЄС, це часто трапляється в B2B/IT-контракторів, що працюють з іноземними клієнтами. У цьому контексті варто також зберігати підписаний і датований PDF кожного B2B-договору про послуги: якісна документація реальних B2B-відносин (окремі результати роботи, власні інструменти, кілька клієнтів) може допомогти, якщо договір потрапить під перевірку в рамках реформи PIP 2026 про перекваліфікацію B2B тут.

FAQ

Чи потрібно купувати кваліфікований підпис лише для реєстрації ФОП? Ні. Безкоштовного Profil Zaufany або особистого підпису e-dowód достатньо для реєстрації в CEIDG на biznes.gov.pl.

Чи можна використовувати кваліфікований підпис, виданий в іншій країні ЄС, у Польщі? Так, кваліфікований підпис будь-якого провайдера з реєстру довіри ЄС визнається у всьому Союзі, включно з Польщею, згідно з eIDAS.

Profil Zaufany: це те саме, що кваліфікований підпис? Ні. Це безкоштовний інструмент, що підходить для більшості справ із польськими держорганами, але це не кваліфікована послуга довіри за eIDAS, і вона не має автоматичної юридичної сили за кордоном.

Bibliography and Legal Basis

  • Регламент (ЄС) № 910/2014 (eIDAS).
  • Закон від 5 вересня 2016 року про послуги довіри та електронну ідентифікацію (Dziennik Ustaw, актуальна редакція).

Не впевнені, який саме інструмент підпису підходить вашій ситуації як іноземного підприємця в Польщі? Забронюйте безкоштовну консультацію з нашою командою.

Автор: команда MojaFirma.

Ця стаття має виключно інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Кожна ситуація залежить від конкретного договору та індивідуальних обставин.