Роботодавець, відомство чи закордонна установа попросили у тебе “довідку про несудимість”, і ти не знаєш, чи треба йти до суду, чи можна оформити все з дому. Можна, і це займе кілька хвилин, але у системи e-KRK є свої підводні камені, особливо якщо документ має поїхати за кордон або у тебе немає номера PESEL. Розповідаємо крок за кроком, скільки це коштує, скільки чекати і коли звичайної довідки не вистачить.

Короткий підсумок:
  • Довідка з Національного судового реєстру (KRK) онлайн через e-KRK коштує 20 zł і зазвичай готова протягом 7 днів, починаючи з наступного дня після подання заяви.
  • Паперова версія, подана особисто або поштою, коштує 30 zł, особисто довідку зазвичай видають одразу, поштою потрібно додати час доставки.
  • Закон про KRK не встановлює термін дії довідки, саме отримувач документа (роботодавець, відомство, закордонна установа) вирішує, чи прийме він документ “не старший ніж” певна кількість місяців.
  • Відповідь з e-KRK, це підписаний електронно файл XML, його роздруківка не є офіційним документом, тому якщо потрібен апостиль, доведеться замовляти паперову версію.
  • Іноземець може отримати польську довідку про несудимість без карти побиту, достатньо PESEL або номера паспорта, карта побиту при цьому підтверджує особу, і її варто мати при собі під час особистого подання.
  • Апостиль видає МЗС, а не KRK, коштує 60 zł і вимагає паперового оригіналу довідки (30 zł), загалом розраховуй на приблизно 90 zł і до 30 днів очікування.

Що таке довідка з KRK і кому вона потрібна

Національний судовий реєстр (Krajowy Rejestr Karny, KRK), це центральна база даних про осіб, остаточно засуджених у Польщі, яку веде Міністерство юстиції. “Довідка про несудимість”, це на практиці інформація про особу з цього реєстру, документ, що підтверджує, що людина не фігурує в реєстрі як засуджена (а якщо фігурує, то які саме записи стосуються цієї людини). Право отримати інформацію про себе закріплене ст. 7 п. 1 закону про KRK, кожен має право перевірити, які дані про нього записані в реєстрі.

Довідку найчастіше вимагають: роботодавці при найманні на посади, пов’язані з відповідальністю (охорона, фінанси, робота з дітьми), відомства при видачі ліцензій і дозволів, суди й куратори, а також закордонні установи при легалізації перебування, визнанні кваліфікації чи поданні заяв на громадянство або роботу. Для іноземців у Польщі довідка іноді входить до комплекту документів при деяких процедурах перебування, хоча сама карта побиту її не замінює.

Як замовити довідку онлайн через e-KRK крок за кроком

Система e-KRK (ekrk.ms.gov.pl) дозволяє подати заяву і отримати відповідь без виходу з дому, за умови що у тебе є спосіб підписати заяву електронно.

  1. Створи облікový запис на ekrk.ms.gov.pl і увійди.

  2. Вибери тип заяви “Запит на надання інформації про особу” і заповни форму своїми даними (PESEL або номер документа, що підтверджує особу, якщо PESEL немає).

  3. Підпиши заяву електронно, довіреним профілем (Profil Zaufany) або кваліфікованим електронним підписом.

  4. Сплати заяву (20 zł) через систему e-KRK, а потім надішли її, сама оплата не надсилає заяву автоматично.

  5. Завантаж відповідь, підписаний електронно файл XML, у вкладці “Відповіді” у своєму акаунті e-KRK, зазвичай протягом 7 днів.

Часта помилка, на яку варто звернути увагу: одне натискання “сплатити” не завершує справу, заяву потрібно ще окремо надіслати в системі, інакше оплата зникне, а заява не потрапить на розгляд.

Людина подає заяву на довідку про несудимість через e-KRK на ноутбуціЛюдина подає заяву на довідку про несудимість через e-KRK на ноутбуці

Коли потрібна паперова версія, а не файл з e-KRK

Відповідь з e-KRK, це підписаний електронно файл XML, юридично рівноцінний паперовому документу, але його роздруківка не є офіційним документом. Для більшості роботодавців і відомств у Польщі електронний файл підходить, бо вони вміють перевіряти цифровий підпис. Проблема починається, коли документ має потрапити до установи, яка не вміє чи не хоче перевіряти польський електронний підпис, наприклад закордонне посольство, закордонного роботодавця, або коли потрібен апостиль.

У таких випадках подається паперова заява, особисто в пункті інформації KRK (при окружних судах) або поштою до Бюро інформації KRK у Варшаві. Заява, подана особисто, зазвичай виконується одразу, хоча у виняткових випадках може зайняти до 7 днів, якщо потрібна додаткова перевірка. Заяву поштою відомство зазвичай розглядає протягом 7 днів з моменту отримання, до цього потрібно додати час доставки листа в обидва боки.

Приклад. Марта працює віддалено на німецьку компанію, якій для комплаєнс-документації потрібна паперова довідка з підписом і печаткою суду. Файл XML з e-KRK, хоча юридично дійсний у Польщі, не буде прийнятий німецьким юридичним відділом, у якого немає інструменту для перевірки польського електронного підпису. Марті доводиться подавати паперову заяву, особисто чи поштою, щоб отримати документ з фізичною печаткою.

Вартість і термін оформлення в одному місці

Спосіб поданняВартістьТермін оформлення
e-KRK (онлайн)20 złдо 7 днів з дня, наступного за поданням
Особисто в пункті KRK30 złяк правило одразу, у виняткових випадках до 7 днів
Поштою в Бюро інформації KRK30 złдо 7 днів з моменту отримання, плюс час доставки
Громадянин ЄС із запитом до реєстру країни громадянства30 złдо 20 робочих днів

Суми 20 zł і 30 zł визначає § 3 постанови Міністра юстиції від 18 червня 2014 року про плати за видачу інформації з Національного судового реєстру. Плата вноситься при поданні заяви, а не після її розгляду, тому якщо в заяві є помилка і її відхилено з формальних причин, варто зв’язатися з KRK щодо повернення, а не просто подавати нову заяву з новою оплатою без уточнення ситуації.

Скільки діє довідка про несудимість

Це одне з найпоширеніших непорозумінь: закон про KRK не встановлює жодного терміну дії довідки. Сам документ не “закінчується” через місяць чи три. Чи прийме конкретна установа довідку, видану, наприклад, шість місяців тому, залежить виключно від внутрішніх вимог цієї установи або правил, що регулюють конкретну процедуру, а не від самого KRK.

На практиці багато відомств і роботодавців дотримуються правила, що довідка повинна бути “не старша ніж” один, три чи шість місяців, але це галузева домовленість, а не закон. Якщо подаєш довідку у конкретній справі, завжди уточнюй у отримувача, який максимальний вік документа він приймає, а не вгадуй на основі прочитаного в іншому місці.

Закон про KRK не встановлює термін дії довідки. Саме отримувач документа, а не закон, вирішує, наскільки старий документ він ще прийме.

Апостиль і використання довідки за кордоном

Якщо довідка має потрапити до установи за межами Польщі, звичайного файлу з e-KRK, як правило, недостатньо. Апостиль видає Міністерство закордонних справ, а не KRK, і лише на паперовий документ, роздруківка файлу XML для цього не підходить. Весь шлях виглядає так: спочатку паперова заява на довідку з KRK (30 zł), потім заява на апостиль до МЗС (60 zł), загалом розраховуй на приблизно 90 zł і час виконання обох кроків, МЗС зазвичай розглядає заяви поштою протягом 30 днів з моменту отримання.

Однак є важливий виняток для громадян Польщі: згідно з регламентом ЄС 2016/1191, польська довідка про несудимість, яку подають до органу іншої країни ЄС, як правило не вимагає апостиля. До неї додатково можна замовити багатомовний стандартний бланк (17 zł), який полегшує розуміння документа чиновником, що не говорить польською. Це звільнення від апостиля в рамках ЄС стосується документа громадянина Польщі, не варто автоматично вважати, що воно поширюється на тих самих умовах на іноземця з польською довідкою, у разі сумнівів уточни це напряму в установі-отримувачі або порадься з юристом.

За межами Європейського союзу апостиль діє в країнах, що приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. У країнах, що не приєдналися до неї, може знадобитися додаткова легалізація через консульство відповідної країни, а не лише апостиль.

Іноземець без номера PESEL, як подати заяву

Іноземець може отримати польську довідку про несудимість на тих самих умовах, що й громадянин Польщі, карта побиту не є умовою подання заяви. Якщо у тебе є номер PESEL, вказуєш його в заяві, як будь-яка інша людина. Якщо номера PESEL немає, ст. 19 п. 3 закону про KRK дозволяє замість нього вказати номер паспорта чи іншого документа, що підтверджує особу. Дійсна карта побиту, хоча формально не є вимогою самої заяви, підтверджує особу, і її варто мати при собі під час особистого подання, так само як паспорт.

Якщо ти ще визначаєшся, яку підставу перебування вибрати, щоб легально працювати чи вести бізнес у Польщі, перш ніж взагалі дійде до збору таких документів, як довідка з KRK, варто почати з огляду варіантів у статті про те, як легально переїхати до Польщі.

Коли KRK потрібна при веденні ФОП чи компанії

Саме відкриття ФОП у Польщі не вимагає довідки про несудимість, реєстрація через CEIDG не перевіряє записи в KRK. Однак довідка потрібна для ліцензованих видів діяльності (наприклад охорона осіб і майна, торгівля зброєю, деякі фінансові послуги), де галузеві норми прямо вимагають підтвердження несудимості як умови отримання ліцензії. Вимога також трапляється у деяких державних закупівлях і тендерах, де замовник може вимагати довідку від осіб, що керують компанією.

Для компаній, включно з Sp. z o.o., саме внесення до KRS також не вимагає довідки KRK для членів правління, але деякі B2B-контракти, особливо з великими корпораціями чи держсектором, можуть вимагати її як частину процедури due diligence чи комплаєнсу перед підписанням договору. Якщо не впевнений, чи вимагає твоя конкретна діяльність такої довідки, перевір галузеві норми або порадься з юристом, перш ніж подавати заяву про всяк випадок.

Часті запитання

Довідка з e-KRK, це те саме, що паперова з печаткою?

Юридично так, обидва документи мають однакову силу, файл з e-KRK підписаний електронно. На практиці вони відрізняються за формою: установи, що не вміють перевіряти польський електронний підпис, можуть не прийняти роздруківку файлу XML і вимагати паперову версію з фізичною печаткою.

Скільки діє довідка про несудимість?

Закон про KRK не встановлює термін дії. Саме отримувач документа, роботодавець, відомство чи закордонна установа, вирішує, чи прийме він довідку, видану, наприклад, кілька місяців тому. Завжди уточнюй конкретну вимогу в отримувача.

Чи може іноземець без номера PESEL подати заяву на KRK?

Так. Згідно зі ст. 19 п. 3 закону про KRK, якщо у тебе немає номера PESEL, у заяві вказується номер паспорта чи іншого документа, що підтверджує особу. Карта побиту не є формальною вимогою для подання.

Як отримати апостиль на довідку про несудимість?

Апостиль видає МЗС, а не KRK, і лише на паперовий документ. Спочатку замовляєш паперову довідку з KRK (30 zł), потім подаєш заяву на апостиль до МЗС (60 zł), розраховуй на приблизно 90 zł і до 30 днів на обидва кроки.

Чи потрібен апостиль громадянину Польщі, який подає довідку в іншій країні ЄС?

Як правило ні. Регламент ЄС 2016/1191 звільняє довідку про несудимість громадянина Польщі від вимоги апостиля між країнами ЄС. Додатково можна замовити багатомовний стандартний бланк за 17 zł, щоб полегшити розуміння документа.

Чи потрібна довідка KRK для реєстрації ФОП у Польщі?

Ні, реєстрація ФОП через CEIDG не вимагає довідки про несудимість. Вона може знадобитися для ліцензованих видів діяльності, деяких тендерів чи як частина комплаєнсу в контрактах з великими компаніями.

Бібліографія та правова основа

Правовий статус на: 28 вересня 2026 р.

Автор: Валерій Кушнірський, юрист-практик у команді MojaFirma.

Ця стаття має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Кожна ситуація індивідуальна і залежить від конкретної вимоги отримувача документа та чинних норм.