Zezwolenie na pracę i legalizacja, jak nie utracić legalności w okresie przejściowym

Zezwolenie na pracę i legalizacja, jak nie utracić legalności w okresie przejściowym

W tym artykule JDG (Jednoosobowa działalność gospodarcza) oznacza jednoosobową działalność gospodarczą, którą cudzoziemcy zwykle rejestrują w Polsce do pracy w modelu B2B. PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) to organ, który od 8 lipca 2026 roku ma prawo samodzielnie uznawać umowę B2B za stosunek pracy. PUP (powiatowy urząd pracy) to organ, który prowadzi ewidencję oświadczeń i przyjmuje powiadomienia o pracy cudzoziemców z ochroną czasową. ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) to polski fundusz ubezpieczeń społecznych. Wszystkie pojęcia szczegółowo rozbieramy w artykule pillar serii „PIP 2026 w Polsce: kompletny przewodnik dla pracujących na B2B”.

• Nie jeden dokument, tylko cztery osobne mechanizmy legalizacji pracy
• Główna zasada, przejście z JDG na umowę o pracę nie unieważnia żadnego zezwolenia
• Cztery osobne zegary, kalendarz terminów dla pracodawcy
• Przykład 1, pracownik z PESEL ze statusem UKR, najczęstszy przypadek wśród Ukraińców
• Przykład 2, pracownik z oświadczeniem, druga najczęstsza sytuacja
• Przykład 3, kiedy zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu nie wymaga nowego zezwolenia
• Co się stanie, jeśli pominiesz jeden z terminów
• Okno do 8 lipca 2027 roku nie zastępuje żadnego z powyższych obowiązków
• Checklista pracodawcy w zależności od typu legalizacji pracownika
• Najczęściej zadawane pytania
• Co jeszcze warto przeczytać w tej serii
• Co zrobić z tą informacją
• Źródła

Nie jeden dokument, tylko cztery osobne mechanizmy legalizacji pracy

Legalizacja pracy cudzoziemca w Polsce to nie jedna rzecz, tylko jeden z czterech różnych mechanizmów, w zależności od obywatelstwa, podstawy pobytu i typu pracodawcy. Mylenie ich to główny powód, dla którego pracodawcy albo panikują bez potrzeby, albo pomijają realny obowiązek. Zanim przeczytasz o okresie przejściowym, ustal, który dokładnie mechanizm dotyczy Twojego pracownika.

Mechanizm 1: zezwolenie na pracę. Formalne zezwolenie administracyjne, które wydaje wojewoda na konkretnego pracodawcę, konkretne stanowisko i konkretne warunki pracy. Potrzebne głównie dla obywateli krajów nieobjętych uproszczoną procedurą oświadczenia, albo dla funkcji w zarządzie firmy, delegowania czy pracy sezonowej⁷.

Mechanizm 2: oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisane do ewidencji oświadczeń. Uproszczona procedura dla obywateli określonej listy krajów (Ukraina wśród nich), prowadzona przez starostę za pośrednictwem PUP. Załatwia się ją szybciej i taniej niż zezwolenie, ale jest ona również związana z konkretnym pracodawcą i konkretnymi warunkami⁸.

Mechanizm 3: powiadomienie PUP o pracy cudzoziemca objętego ochroną czasową. To nie zezwolenie we właściwym sensie: osoba z PESEL ze statusem UKR (dokument potwierdzający tymczasową ochronę dla obywateli Ukrainy) ma swobodny dostęp do rynku pracy przez sam fakt tego statusu i nie potrzebuje ani zezwolenia, ani oświadczenia⁹. Ale pracodawca i tak musi powiadomić PUP o fakcie i warunkach pracy, to obowiązek przejrzystości, nie legalizacji, i właśnie tu kryje się najczęstszy błąd przy przejściu na umowę o pracę, rozbierany niżej.

Mechanizm 4: prawo do pracy wbudowane w kartę pobytu. Niektóre karty pobytu (na przykład zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, „zezwolenie jednolite”, art. 114 ustawy o cudzoziemcach) same dają prawo do pracy bez osobnego dokumentu, pod warunkiem konkretnego pracodawcy i stanowiska wskazanych w samej karcie. Różnicę między tym mechanizmem a kartą pobytu opartą na własnym JDG (art. 142) szczegółowo rozbiera artykuł serii „Karta pobytu oparta na JDG a PIP 2026: co stanie się z Twoim pobytem”.

Legalizacja pracy cudzoziemca to nie jeden dokument, tylko jeden z czterech mechanizmów, i każdy reaguje na przejście z JDG na umowę o pracę inaczej.

Jeśli nie masz pewności, który mechanizm dotyczy konkretnego pracownika, prosty test: sprawdź, czy masz (jako pracodawca) na niego choć jeden z dokumentów „zezwolenie na pracę” albo pismo potwierdzające wpis w ewidencji oświadczeń. Jeśli tak, to mechanizm 1 albo 2. Jeśli nie, a pracownik ma PESEL ze statusem UKR, to mechanizm 3. Jeśli pracownik ma kartę pobytu z konkretnie wskazaną Twoją nazwą firmy i stanowiskiem, to mechanizm 4.

Główna zasada, przejście z JDG na umowę o pracę nie unieważnia żadnego zezwolenia

Ani zezwolenie na pracę, ani wpis w ewidencji oświadczeń nie tracą ważności przez sam fakt zamiany umowy cywilnoprawnej umową o pracę, dobrowolnie czy przez decyzję PIP. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprost zwalnia oba mechanizmy z obowiązku nowego dokumentu właśnie w tej sytuacji: „polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej albo w decyzji (…) stwierdzono istnienie stosunku pracy” to jeden z wprost wymienionych przypadków, w których zmiana albo nowy dokument nie są wymagane¹.

Dotyczy to obu wariantów: kiedy pracodawca sam, dobrowolnie, w ramach okna do 8 lipca 2027 roku, zamienia B2B na umowę o pracę, i kiedy to samo robi okręgowy inspektor pracy swoją decyzją. W obu przypadkach ważne zezwolenie albo oświadczenie nadal obowiązują na tych samych warunkach, jeśli stanowisko i treść pracy nie zmieniają się istotnie.

Przykład. Firma „Technobud” (nazwa umowna) w 2023 roku uzyskała dla kontraktora z Gruzji zezwolenie na pracę na stanowisko „specjalista ds. logistyki” na podstawie umowy B2B. W czerwcu 2026 roku, jeszcze przed jakąkolwiek kontrolą PIP, firma decyduje się samodzielnie przenieść go na umowę o pracę na tym samym stanowisku i z tym samym zakresem obowiązków. Czy firma musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie na pracę?

Nie. Zamiana umowy cywilnoprawnej umową o pracę, bez zmiany stanowiska i bez istotnej zmiany zakresu pracy, to właśnie ten przypadek, który ustawa wprost zwalnia z nowego zezwolenia¹. Firma nadal korzysta z ważnego dokumentu aż do końca jego okresu ważności.

Nie zwalnia to firmy z pozostałych obowiązków: przekazania kopii nowej umowy organowi, który wydał zezwolenie, jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem pracy na nowych warunkach, i, jeśli trzeba, podniesienia wynagrodzenia do poziomu nie niższego niż minimalny i nie niższego niż wynagrodzenia na porównywalnych stanowiskach¹⁰.

Cztery osobne zegary, kalendarz terminów dla pracodawcy

Właśnie tu kryje się praktyczne ryzyko przejścia: to, że dokument legalizacji nie wymaga aktualizacji, nie oznacza, że pracodawca nie ma nic do zrobienia. W momencie podpisania umowy o pracę uruchamia się jednocześnie kilka osobnych terminów, każdy do innego organu.

Najczęstszy błąd popełniany przez pracodawców: pamiętają tylko o ZUS, bo o tym najwięcej pisze się w mediach, a zapominają o PUP czy wojewodzie, bo te obowiązki są mniej znane. Każdy wiersz tabeli to osobne postępowanie z osobną karą: wypełnienie jednego nie zwalnia z drugiego.

Przykład 1, pracownik z PESEL ze statusem UKR, najczęstszy przypadek wśród Ukraińców

Jeśli Twój pracownik ma PESEL ze statusem UKR, główny obowiązek przy przejściu na umowę o pracę to ponowne powiadomienie PUP, a nie ZUS. To najczęściej się pomija, bo uważa się, że ochrona czasowa w ogóle nie wymaga żadnego papieru.

Ustawa wymaga od polskiego pracodawcy ponownego powiadomienia PUP o powierzeniu pracy, jeśli zmienił się rodzaj umowy między pracodawcą a tym pracownikiem, w ciągu 7 dni od dnia zmiany⁹. To właśnie ten punkt uruchamia się przy przejściu z B2B albo umowy zlecenie na umowę o pracę, nawet jeśli stanowisko i wynagrodzenie pozostają te same.

Przykład. Kawiarnia „Smak” (nazwa umowna) od 2023 roku współpracuje z baristką Oksaną, która ma PESEL ze statusem UKR, na podstawie umowy B2B, i w swoim czasie złożyła pierwsze powiadomienie do PUP na ten temat. W lipcu 2026 roku właścicielka proponuje Oksanie umowę o pracę na tym samym stanowisku, z tym samym wynagrodzeniem. Czy właścicielka musi coś jeszcze powiadomić PUP, oprócz rejestracji w ZUS?

Tak, i właśnie to najczęściej się pomija. Zmiana rodzaju umowy między tym samym pracodawcą a tym samym pracownikiem objętym ochroną czasową wymaga nowego powiadomienia PUP w ciągu 7 dni od dnia zmiany, osobno od rejestracji w ZUS⁹. Pominięcie tego obowiązku jest karane grzywną od 1000 do 3000 zł za każdego cudzoziemca, nawet jeśli wszystkie pozostałe dokumenty są w porządku².

Druga strona tej samej zasady: jeśli przejście następuje bez zmiany rodzaju umowy (na przykład z jednej umowy zlecenie na inną umowę zlecenie z tym samym pracodawcą), ponowne powiadomienie nie jest potrzebne, bo rodzaj umowy formalnie się nie zmienił.

Przykład 2, pracownik z oświadczeniem, druga najczęstsza sytuacja

Jeśli Twój pracownik ma oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisane do ewidencji oświadczeń, przejście na umowę o pracę nie wymaga nowego wpisu, ale wymaga powiadomienia o faktycznym rozpoczęciu pracy na nowych warunkach. To osobny obowiązek, ustanowiony jeszcze dla samego pierwotnego oformowania, i stosuje się go ponownie, gdy warunki zmieniają się istotnie.

Ustawa wymaga, żeby pracodawca powiadomił starostę, który dokonał wpisu, o podjęciu pracy przez tego cudzoziemca w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, i o niepodjęciu pracy w ciągu 14 dni⁴. Ponieważ sama zamiana umowy cywilnoprawnej umową o pracę nie wymaga nowego wpisu⁵, kluczowe pytanie brzmi: czy zmienia się coś w samym oświadczeniu, które już masz.

Przykład. Firma IT „Kodeks” (nazwa umowna) w 2025 roku uzyskała oświadczenie dla programisty z Mołdawii na stanowisko „junior developer”, 40 godzin tygodniowo, na podstawie umowy B2B. W sierpniu 2026 roku firma przenosi go na umowę o pracę, to samo stanowisko, ten sam wymiar godzin, wynagrodzenie rośnie o 10%. Czy firma musi zarejestrować nowe oświadczenie?

Nie. Zamiana umowy cywilnoprawnej umową o pracę na tym samym stanowisku i z tym samym wymiarem godzin to właśnie ten przypadek, gdy nowy wpis nie jest potrzebny⁵. Firma powinna jedynie przekazać kopię nowej umowy organowi, który dokonał wpisu, do faktycznego rozpoczęcia pracy na umowie o pracę⁸, i zadbać, żeby wynagrodzenie nie było niższe niż minimalne.

Jeśli natomiast stanowisko albo zakres pracy zmienia się istotnie, na przykład programista awansuje na tech leada z innym zakresem obowiązków, to już nie „to samo stanowisko”, i trzeba osobno sprawdzić, czy sytuacja nie wymaga nowego oświadczenia właśnie przez zmianę charakteru pracy, a nie przez sam fakt zmiany rodzaju umowy.

Przykład 3, kiedy zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu nie wymaga nowego zezwolenia

Jeśli Twój pracownik ma zezwolenie na pracę na niepełny etat, a umowa o pracę przewiduje pełny etat, ustawa pozwala na to bez nowego zezwolenia, pod jednym warunkiem: wynagrodzenie rośnie proporcjonalnie. To osobny, węższy przypadek niż zwykła zamiana rodzaju umowy, i często się je ze sobą myli.

Ustawa wprost zwalnia ze zmiany albo nowego zezwolenia sytuację, w której „zwiększono wymiar czasu pracy określony w zezwoleniu na pracę nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia”⁵. Jest to szczególnie istotne, bo zezwolenia na niepełny etat (do połowy pełnego wymiaru czasu albo 20 godzin tygodniowo) wydaje się na okres nie dłuższy niż rok, często właśnie dlatego, że zakres pracy jest początkowo mniejszy¹².

Przykład. Restauracja „Wereс” (nazwa umowna) w styczniu 2026 roku uzyskała zezwolenie na pracę dla kucharza z Uzbekistanu na 20 godzin tygodniowo, na podstawie umowy B2B, z odpowiednim do tego wymiaru wynagrodzeniem. W lipcu 2026 roku, po decyzji o przejściu na umowę o pracę, zakres pracy rośnie do pełnego etatu. Czy restauracji potrzebne jest nowe zezwolenie z powodu zwiększenia godzin?

Nie, jeśli wynagrodzenie rośnie proporcjonalnie. Zwiększenie wymiaru z niepełnego do pełnego etatu, z odpowiednim proporcjonalnym podwyższeniem wynagrodzenia, jest wprost zwolnione z nowego zezwolenia⁵. Jeśli jednak restauracja zwiększa godziny, ale zostawia wynagrodzenie na starym poziomie, to już inna sytuacja: niedopasowanie wynagrodzenia do nowego wymiaru pracy samo w sobie jest podstawą, żeby organ postawił pytanie o legalność całego oformowania.

Co się stanie, jeśli pominiesz jeden z terminów

Każdy pominięty termin to osobne naruszenie administracyjne z własną karą, i kary nie są wymienne: zapłacenie jednej nie zamyka drugiej. Oto konkretne kwoty, ustalone w ustawie na połowę 2026 roku.

Pominięcie powiadomienia PUP o zmianie rodzaju umowy dla pracownika objętego ochroną czasową (mechanizm 3 powyżej): kara od 1000 do 3000 zł za każdego takiego cudzoziemca². To najtańsza z osobnych kar na tej liście, ale właśnie dlatego najczęściej ignorowana, dopóki nie uzbiera się kilku pracowników naraz.

Pominięcie powiadomienia starosty o podjęciu albo niepodjęciu pracy w ramach oświadczenia (mechanizm 2): kara od 500 do 5000 zł⁴.

Ogólnie nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (na przykład jeśli po zmianie umowy okaże się, że żaden z czterech powyższych mechanizmów faktycznie nie pokrywa nowej sytuacji): kara od 3000 do 50 000 zł, i nie mniej niż 3000 zł za jednego cudzoziemca niezależnie od okoliczności¹³.

Osobno od tych szczegółowych kar za naruszenie właśnie procedur legalizacji pracy cudzoziemca, pozostaje ogólna kara za nieprawidłowe oformowanie stosunku pracy z Kodeksu pracy: 2000-60 000 zł na podstawie art. 281-283 KP, od 8 lipca 2026 roku¹⁴. Ta kara dotyczy samego faktu zastąpienia umowy o pracę umową cywilnoprawną, a nie osobnych obowiązków powiadomienia, i jest szczegółowo rozbierana w artykule serii o karach PIP 2026.

Pominięcie terminów dla ZUS ma inny charakter konsekwencji niż kara. Formalnie spóźniona rejestracja sama w sobie nie jest karana osobną stałą kwotą na tej liście, ale prowadzi do naliczenia odsetek za okres, w którym pracownik faktycznie nie był prawidłowo ubezpieczony, a jeśli przejście nastąpiło przez decyzję PIP, jeszcze do osobnego liczenia 5-letniego terminu przedawnienia niedopłaconych składek³. Obliczenie konkretnych kwot ZUS po przekwalifikowaniu rozbieramy w artykule serii o realnym koszcie przejścia.

Okno do 8 lipca 2027 roku nie zastępuje żadnego z powyższych obowiązków

Okno dobrowolnego przejścia z art. 16 nowej ustawy o PIP zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności za sam fakt, że stosunek pracy był wcześniej nieprawidłowo oformowany jako umowa cywilnoprawna. Nie zwalnia z obowiązków powiadomienia PUP, starosty, ZUS czy wojewody w momencie samego przejścia.

To kluczowa różnica, którą myli się najczęściej. Okno do 8 lipca 2027 roku (12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowej ustawy o PIP) oznacza: jeśli Ty sam, dobrowolnie, przeniosłeś kontraktora na umowę o pracę w tym okresie, nie zostaniesz ukarany za to, że do tego momentu korzystałeś z B2B w sytuacji, która faktycznie była stosunkiem pracy⁶. Ale sam moment przejścia, data podpisania nowej umowy, i tak uruchamia wszystkie cztery zegary z tabeli powyżej: PUP, ZUS, organ legalizacji pracy, i, jeśli trzeba, wojewodę. Amnestia dotyczy przeszłości, nie samego momentu zmiany.

Checklista pracodawcy w zależności od typu legalizacji pracownika

Użyj tej listy jako roboczej listy zaraz po decyzji o przeniesieniu konkretnego pracownika z B2B na umowę o pracę.

Jeśli pracownik ma PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa):

1. Podpisz umowę o pracę w zwykłym trybie, zezwolenie na pracę w ogóle nie jest tu potrzebne.
2. Powiadom PUP o zmianie rodzaju umowy w ciągu 7 dni od dnia zmiany².
3. Zarejestruj pracownika w ZUS z nowym tytułem ubezpieczenia w ciągu 7 dni od daty umowy³.
4. Sprawdź, czy poprzednie powiadomienie PUP o tym pracowniku w ogóle istniało: jeśli nie, to osobna luka, którą warto zamknąć niezależnie od przejścia na umowę o pracę.

Jeśli pracownik ma oświadczenie w ewidencji oświadczeń:

1. Sprawdź, czy stanowisko i zakres pracy pozostają te same: jeśli tak, nowe oświadczenie nie jest potrzebne⁵.
2. Przekaż kopię nowej umowy organowi, który dokonał wpisu, do faktycznego rozpoczęcia pracy na nowych warunkach⁸.
3. Powiadom starostę o podjęciu pracy na nowych warunkach w ciągu 7 dni⁴.
4. Zarejestruj pracownika w ZUS w ciągu 7 dni³.

Jeśli pracownik ma zezwolenie na pracę:

1. Sprawdź, czy stanowisko nie zmienia się istotnie: jeśli się zmienia, oceń osobno, czy potrzebne jest nowe zezwolenie.
2. Jeśli zwiększa się wymiar godzin do pełnego etatu, podnieś wynagrodzenie proporcjonalnie, to warunek zwolnienia z nowego zezwolenia⁵.
3. Przekaż kopię nowej umowy wojewodzie, który wydał zezwolenie, do rozpoczęcia pracy na nowych warunkach¹⁰.
4. Zarejestruj pracownika w ZUS w ciągu 7 dni³.

Jeśli pracownik ma kartę pobytu typu zezwolenie jednolite (zezwolenie na pobyt czasowy i pracę) właśnie u Ciebie:

1. Sprawdź, czy pracodawca i stanowisko w samej karcie pozostają te same.
2. Powiadom wojewodę o zamianie umowy cywilnoprawnej umową o pracę w ciągu 15 dni roboczych¹¹.
3. Zarejestruj pracownika w ZUS w ciągu 7 dni³.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebne jest nowe zezwolenie na pracę, jeśli przenoszę kontraktora z B2B na umowę o pracę na tym samym stanowisku?

Nie. Ustawa wprost zwalnia z nowego zezwolenia na pracę albo nowego wpisu oświadczenia w tej sytuacji, niezależnie od tego, czy zrobiłeś to dobrowolnie, czy przez decyzję PIP¹.

Zapomniałem powiadomić PUP o zmianie rodzaju umowy dla pracownika objętego ochroną czasową. Co teraz?

Powiadom jak najszybciej: im dłuższe opóźnienie, tym większe prawdopodobieństwo, że zostanie to zauważone podczas kontroli. Kara wynosi 1000-3000 zł za cudzoziemca², i nie zależy od tego, czy pracownik jest już zarejestrowany w ZUS.

Czy można powiadomić PUP i zarejestrować w ZUS jednocześnie, czy musi to być w określonej kolejności?

Ustawa nie ustala kolejności między nimi: to dwa osobne, równoległe obowiązki z takim samym 7-dniowym terminem, i można je wykonać tego samego dnia, byle nie pominąć żadnego.

Wynagrodzenie kontraktora na B2B było wyższe niż minimalne, a na umowie o pracę, po odliczeniach, wydaje się niższe. Czy to problem?

Porównuj wynagrodzenie brutto na umowie o pracę z ustalonym w ustawie poziomem minimalnym, nie kwotę na koncie po podatkach i składkach. Jeśli stawka brutto w umowie o pracę nie jest niższa niż minimalne wynagrodzenie ustawowe i nie jest niższa niż wynagrodzenie pracowników na porównywalnych stanowiskach, wymóg jest spełniony.

U pracownika z oświadczeniem zmienia się stanowisko wraz z przejściem na umowę o pracę. Czy to ten sam przypadek zwolnienia z nowego wpisu?

Nie, jeśli stanowisko albo charakter obowiązków faktycznie się zmienia, to już nie „to samo stanowisko”, i trzeba osobno ocenić, czy sytuacja nie wymaga nowego wpisu w ewidencji oświadczeń właśnie przez zmianę charakteru pracy.

Czy okno amnestii do 8 lipca 2027 roku dotyczy obowiązku powiadomienia PUP albo ZUS o samym fakcie przejścia?

Nie. Okno z art. 16 zwalnia z odpowiedzialności za przeszłe nieprawidłowe oformowanie, a nie z bieżących obowiązków powiadomienia w momencie samego przejścia⁶.

Kto dokładnie ponosi odpowiedzialność za pominięty termin, pracodawca czy sam cudzoziemiec?

We wszystkich czterech mechanizmach omówionych w tym artykule obowiązek powiadomienia spoczywa na pracodawcy (polskim podmiocie powierzającym pracę cudzoziemcowi), nie na samym cudzoziemcu. Wyjątek, omówiony w innym artykule serii, to obowiązek cudzoziemca powiadomienia wojewody o ustaniu podstawy pobytu przy karcie na własnym JDG.

Czy można wykonać wszystkie cztery obowiązki z opóźnieniem, jeśli termin już minął?

Technicznie powiadomienie można złożyć również po upływie terminu, ale nie zwalnia to z kary za sam fakt spóźnienia. Im dłuższe opóźnienie, tym większe prawdopodobieństwo, że PIP, ZUS albo PUP zauważą rozbieżność automatycznie, przez system wymiany danych, który łączy te organy między sobą.

Co jeszcze warto przeczytać w tej serii

Ten artykuł skupia się właśnie na obowiązkach legalizacji pracy, a nie na samej procedurze zmiany statusu pobytu. Krok po kroku algorytm zmiany podstawy pobytu, wraz z listą dokumentów do zezwolenia jednolitego i terminami rozpatrywania wniosku przez wojewodę, rozbiera artykuł serii „Co zrobić, jeśli pracodawca chce przenieść Cię na umowę o pracę: krok po kroku”. Kwestię, czy w ogóle karcie pobytu grozi cofnięcie przez decyzję PIP, rozbiera artykuł serii „Karta pobytu oparta na JDG a PIP 2026: co stanie się z Twoim pobytem”. Jeśli sytuacja jest szersza niż jeden pracownik, i trzeba naprawić samą praktykę pracy przed kontrolą PIP, a nie tylko dokumenty legalizacyjne, zobacz checklistę w artykule serii „Jak naprawić umowę B2B pod PIP 2026: checklista z 12 punktów”.

Co zrobić z tą informacją

Ogólny artykuł nie jest w stanie uwzględnić dokładnego rodzaju zezwolenia Twojego konkretnego pracownika i daty, kiedy faktycznie nastąpiła zmiana umowy. W MojaFirma są dwa formaty w zależności od Twojej sytuacji.

Jeśli jesteś samodzielnym kontraktorem na JDG i przechodzisz na umowę o pracę z jednym klientem. Format podstawowy, audyt online B2B: wypełniasz ankietę o swojej sytuacji (rodzaj zezwolenia albo ochrona czasowa, data przejścia, warunki nowej umowy), w ciągu 48 godzin otrzymujesz raport z listą właśnie Twoich obowiązków powiadomienia i terminów. Jeśli sytuacja jest bardziej złożona, kolejny krok to indywidualna konsultacja: 60 minut z prawnikiem, który sprawdzi właśnie Twoje zezwolenie i przygotuje listę działań.

Jeśli jesteś właścicielem lub osobą HR firmy, która jednocześnie przenosi kilku zagranicznych kontraktorów na umowy o pracę. Każdy pracownik może mieć inny mechanizm legalizacji, a co za tym idzie, inny zestaw terminów z tabeli powyżej. Pominięcie choćby jednego dla kogokolwiek z zespołu oznacza osobną karę za każdą osobę. Do tego służy audyt modelu operacyjnego B2B: sprawdzenie rodzaju legalizacji każdego kontraktora, kalendarz wszystkich terminów powiadomienia na najbliższe miesiące oraz kontrola wykonania, żeby żaden z czterech mechanizmów nie pozostał bez potrzebnego powiadomienia.

Zobacz także: PIP 2026 w Polsce: pełny poradnik dla osób pracujących na B2B, Karta pobytu czasowego w Polsce na podstawie pracy lub studiów, Delegowanie pracownika do UE, zaświadczenie A1.

Źródła

1. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 33 ust. 2 pkt 3 (zezwolenie na pracę) i Art. 69 pkt 5 (oświadczenie).
2. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 5a ust. 5 (obowiązek ponownego powiadomienia PUP w terminie 7 dni) i Art. 84 ust. 6 (grzywna 1000-3000 zł).
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199, Art. 36 ust. 4 (termin 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia) i Art. 36 ust. 4e, dodany przez nowelizację PIP 2026 (termin 7 dni od dnia, w którym decyzja PIP stała się ostateczna).
4. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 70 ust. 1 (powiadomienie starosty o podjęciu pracy w terminie 7 dni, o niepodjęciu w terminie 14 dni) i Art. 84 ust. 10 (grzywna 500-5000 zł).
5. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 33 ust. 2 pkt 2 (zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego wymiaru z proporcjonalnym wzrostem wynagrodzenia) i Art. 69 pkt 3.
6. Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473, Art. 16 (okno bezkarności do 8 lipca 2027 r.).
7. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 6.
8. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 68 ust. 1 pkt 2.
9. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 3 ust. 1 pkt 12 (swobodny dostęp do rynku pracy dla osób korzystających z ochrony czasowej) i Art. 5a ust. 1 (powiadomienie PUP w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy).
10. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2.
11. Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1079, Art. 119 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 (zawiadomienie wojewody w terminie 15 dni roboczych).
12. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 34 ust. 1 pkt 2.
13. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621, Art. 84 ust. 1 i ust. 13.
14. Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, Dz.U. 2026 poz. 473, Art. 3 (zmiana art. 281 § 1, art. 282 § 1 i art. 283 § 1 Kodeksu pracy: grzywna 2000-60 000 zł).

Stan prawny na dzień: August 28, 2026.

Ten artykuł nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja jest indywidualna i zależy od rodzaju zezwolenia Twojego pracownika, daty przejścia i konkretnych warunków nowej umowy. Autor: Walery Kusznirski, prawnik-praktyk w zespole MojaFirma. Artykuł przygotowano na podstawie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199), ustawy o cudzoziemcach (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1079) oraz ustawy z dnia 11 marca 2026 roku o PIP (Dz.U. 2026 poz. 473).