W skrócie
  • Kartę zgonu wystawia lekarz, a akt zgonu sporządza kierownik polskiego Urzędu Stanu Cywilnego (USC) właściwego dla miejsca śmierci, niezależnie od obywatelstwa zmarłego;
  • Od 1 stycznia 2026 r. zasiłek pogrzebowy z ZUS wynosi 7000 zł (wcześniej, do końca 2025 r., było to 4000 zł);
  • Wniosek o zasiłek może złożyć każda osoba, która faktycznie poniosła koszty pogrzebu, nie tylko członek rodziny, ale też pracodawca, zakład pogrzebowy z pełnomocnictwem czy gmina;
  • Dla niektórych kategorii cudzoziemców (np. objętych ochroną międzynarodową) przewidziano dodatkowy zasiłek z budżetu państwa, wypłacany przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Śmierć cudzoziemca na terytorium Polski to nie tylko tragiczne wydarzenie dla bliskich, ale też procedura administracyjna, którą trzeba przejść, aby godnie pochować zmarłego i uporządkować formalności. Zebraliśmy aktualną na 2026 r. listę niezbędnych kroków.

Jak stwierdza się zgon

Zgodnie z polskim prawem (ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych), fakt zgonu na terytorium Polski, niezależnie od obywatelstwa zmarłego, może potwierdzić:

  • lekarz, który leczył zmarłego;
  • położna;
  • lekarz zespołu ratownictwa medycznego;
  • lekarz wyznaczony przez prokuraturę lub sąd;
  • w wyjątkowych przypadkach: inna uprawniona osoba.

Potwierdzenie zgonu przez lekarza lub inną uprawnioną osobę nazywa się stwierdzeniem zgonu. Dokument potwierdzający ten fakt i będący podstawą do pochówku to karta zgonu. Zgon należy zgłosić do USC w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu (24 godziny przy podejrzeniu choroby zakaźnej).

Rejestracja aktu zgonu w USC

Na podstawie karty zgonu akt zgonu sporządza kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC) właściwego dla miejsca zgonu lub znalezienia ciała. Zasada ta (ustawa z dnia 28 listopada 2014 r., Prawo o aktach stanu cywilnego) obowiązuje jednakowo dla obywateli Polski i cudzoziemców.

Obowiązek zgłoszenia zgonu w USC ciąży na: małżonku, krewnych w linii wstępnej i zstępnej, krewnych w linii bocznej do 4. stopnia, a także na osobie, która była świadkiem zgonu lub znalazła ciało. W praktyce obowiązek ten często przejmuje szpital, dom opieki lub zakład pogrzebowy.

O tym, czym zajmują się konsulaty Ukrainy i Białorusi w Polsce, piszemy w artykułach „Konsulaty Ukrainy w Polsce” i „Konsulaty Białorusi w Polsce”.

Powiadomienie konsulatu kraju obywatelstwa

Ponieważ chodzi o śmierć cudzoziemca, należy również poinformować placówkę dyplomatyczną lub konsularną kraju jego obywatelstwa. Zgłoszenie składają krewni zmarłego, polska placówka medyczna lub inne osoby, na podstawie:

  • dokumentu medycznego (karty zgonu) wydanego przez odpowiednią instytucję;
  • polskiego aktu zgonu (odpisu aktu zgonu) wydanego przez USC.

Uwaga: w większości przypadków (np. Ambasada Ukrainy w Polsce) dokumenty wydane przez polskie organy muszą zostać przetłumaczone na język urzędowy kraju, który reprezentuje dana placówka dyplomatyczna.

Zasiłek pogrzebowy: 7000 zł od 2026 roku

Jeśli zmarły był w momencie śmierci legalnie ubezpieczony w ZUS (np. pracował na podstawie umowy o pracę lub prowadził JDG i opłacał składki), osoba, która faktycznie poniosła koszty pogrzebu, ma prawo do zasiłku pogrzebowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Kluczowa zmiana na 2026 r.: od 1 stycznia 2026 r. zasiłek wzrósł z 4000 zł do 7000 zł (komunikat Prezesa ZUS z 27 stycznia 2026 r., na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS). Prawo do zasiłku ma:

  • członek rodziny (małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo itd.);
  • każda inna osoba, która faktycznie pokryła koszty pogrzebu;
  • pracodawca, gmina, dom pomocy społecznej, zakład pogrzebowy (z pełnomocnictwem), jeśli to oni ponieśli koszty.

Wniosek składa się na formularzu Z-12: osobiście w ZUS, pocztą, elektronicznie przez PUE/mZUS albo przez zakład pogrzebowy działający z pełnomocnictwa. Termin złożenia wniosku wynosi 12 miesięcy od dnia zgonu.

Dodatkowo: dla niektórych kategorii cudzoziemców (np. osób objętych ochroną międzynarodową w Polsce) przewidziano dodatkowy zasiłek z budżetu państwa, wypłacany przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców (ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP); to osobny mechanizm, który nie zastępuje zasiłku z ZUS.

Transport ciała za granicę

Do transportu ciała zmarłego cudzoziemca z Polski do innego kraju zwykle wymagane są:

  • polski akt zgonu (odpis aktu zgonu) z USC;
  • karta zgonu;
  • zgoda właściwego inspektora sanitarnego na przewóz ciała przez granicę;
  • często: zgoda/zaświadczenie konsulatu kraju docelowego.

W praktyce zakład pogrzebowy lub rodzina kontaktują się bezpośrednio z konsulatem kraju przeznaczenia w celu uzyskania wymaganego zezwolenia.

Jeśli nikt nie chce pochować zmarłego

Na podstawie decyzji właściwych organów władzy lokalnej ciało może zostać przekazane do placówki medycznej w celu prowadzenia badań naukowych. Jeśli taka decyzja nie zostanie podjęta, ciało jest chowane na koszt gminy w obrębie okręgu, w którym nastąpiła śmierć.

FAQ

Ile wynosi obecnie zasiłek pogrzebowy?
Od 1 stycznia 2026 r.: 7000 zł, niezależnie od faktycznych kosztów pogrzebu (dla członków rodziny zmarłego).

Kto może złożyć wniosek o zasiłek, jeśli nie jestem członkiem rodziny?
Każda osoba lub podmiot, który faktycznie pokrył koszty pogrzebu, w tym pracodawca, gmina lub zakład pogrzebowy.

Czy polskie dokumenty trzeba tłumaczyć dla konsulatu?
W większości przypadków tak, wiele konsulatów (w tym Ukrainy) wymaga urzędowego tłumaczenia karty/aktu zgonu na język swojego kraju.

Bibliografia i podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych.
  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r.: Prawo o aktach stanu cywilnego.
  • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (zasiłek pogrzebowy).
  • ZUS: „Wyższy zasiłek pogrzebowy od 1 stycznia 2026 roku” (2026).
  • Ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Autor: zespół MojaFirma.

Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja zależy od konkretnych okoliczności. Jeśli Twoja sprawa jest skomplikowana, zarezerwuj bezpłatną konsultację z naszym zespołem.