Przeniesienie całego zespołu IT do Polski to dziś coś więcej niż outsourcing dla oszczędności: dla wielu firm z Ukrainy, Białorusi czy innych krajów to sposób na stabilną bazę w UE dla zespołu, który już działa i się sprawdził. Ten artykuł podsumowuje stan na 2026 rok: które zezwolenie na pobyt pasuje do relokacji grupowej, jak działa mobilność wewnątrzkorporacyjna (ICT) i co zmieniło się w procedurze składania wniosków.

Dwie ścieżki relokacji zespołu IT

W praktyce są dwie drogi: (1) zarejestrowanie polskiej spółki (filii, spółki zależnej albo nowej Sp. z o.o.) i zatrudnienie zespołu na umowę o pracę, albo (2) relokacja bez rejestracji osobnego podmiotu, w modelu biznes-inkubatora, w którym każdy specjalista zachowuje status jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Wybór zależy głównie od wielkości zespołu, tego, czy ludzie są przenoszeni wewnątrz tej samej grupy kapitałowej, oraz od tego, jak długoterminowa ma być obecność firmy w Polsce.

Relokacja z własną spółką (Sp. z o.o.)

Sp. z o.o. jest dostępna dla zagranicznych właścicieli niezależnie od kraju pochodzenia, z minimalnym kapitałem zakładowym 5000 zł i rejestracją online tego samego dnia przez system S24. Stawka CIT wynosi 19% (9% dla małych podatników przy przychodach do 2 mln euro). Po rejestracji spółka staje się pracodawcą dla przeniesionego zespołu, a każdy pracownik potrzebuje indywidualnego zezwolenia na pobyt i pracę (patrz niżej). Więcej w naszych artykułach o Sp. z o.o. i CIT w Polsce.

Zezwolenie ICT: mobilność wewnątrzkorporacyjna

Jeśli zespół jest przenoszony wewnątrz tej samej firmy lub grupy kapitałowej, a nie rekrutowany od nowa na miejscu, zazwyczaj lepiej sprawdza się zezwolenie ICT (zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa). Implementuje ono dyrektywę UE 2014/66/UE i jest uregulowane w art. 139a-139p ustawy o cudzoziemcach (Dz.U. 2025 poz. 1079).

Kto może dostać:
– Kadra kierownicza i specjaliści: zatrudnienie w tej samej firmie/grupie nieprzerwanie min. 12 miesięcy przed przeniesieniem.
– Stażyści: min. 6 miesięcy stażu i dyplom studiów wyższych.
– Okres zezwolenia: do 3 lat dla kadry kierowniczej/specjalistów, do 1 roku dla stażystów.

Ważna różnica procedury: stroną postępowania jest wyłącznie jednostka przyjmująca w Polsce, nie sam pracownik czy zagraniczny pracodawca, co upraszcza dokumentację dla działów HR koordynujących kilka przeniesień naraz. Zezwolenie ICT daje adnotację „ICT” na karcie pobytu, co pozwala na krótkotrwałą pracę w innych państwach UE w ramach tego samego przeniesienia (mechanizm „mobile ICT”) bez ubiegania się o nowe zezwolenie krajowe każdorazowo.

Jednolite zezwolenie: standardowa ścieżka dla nowych pracowników

Dla pracowników rekrutowanych od nowa, albo tych, którzy nie spełniają wymogu 12/6 miesięcy wcześniejszego zatrudnienia, stosuje się standardowe jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (art. 114 ustawy o cudzoziemcach). Od 1 czerwca 2025 roku test rynku pracy (opinia starosty o sytuacji na lokalnym rynku pracy) został zniesiony dla większości przypadków jednolitego zezwolenia i zezwolenia na pracę, co realnie skraca formalności po stronie pracodawcy.

Opłaty w 2026 roku:
– Decyzja o jednolitym zezwoleniu: 440 zł
– Wydanie karty pobytu: 100 zł
– Razem: 540 zł na osobę

Ustawowy termin na decyzję to 60 dni, ale w praktyce rzeczywisty czas oczekiwania bardzo różni się między urzędami wojewódzkimi i w zależności od sezonu, często to kilka miesięcy, a w najbardziej obciążonych urzędach (Warszawa, Kraków, Wrocław) nawet blisko roku. Warto to uwzględnić przy planowaniu terminu relokacji.

Wnioski przez nowy portal MOS

Od 27 kwietnia 2026 roku wnioski o pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE (w tym jednolite zezwolenie i zezwolenie ICT) składa się wyłącznie elektronicznie przez nowy portal MOS (Moduł Obsługi Spraw). Jeśli planujesz relokację w drugiej połowie 2026 roku, uwzględnij etap składania wniosku przez MOS w harmonogramie HR, część procedur w okresie przejściowym może jeszcze działać na starych, papierowych zasadach.

Alternatywa: model biznes-inkubatora

Dla mniejszych zespołów lub pojedynczych specjalistów, zamiast rejestrować Sp. z o.o., stosuje się model biznes-inkubatora („wirtualnej firmy”). W tym modelu każdy członek zespołu działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) w ramach prawnego „parasola” inkubatora: nie ma osobnej spółki, więc nie ma też warstwy CIT: dochód jest opodatkowany jednokrotnie, na poziomie osoby fizycznej, wg skali, liniowo lub ryczałtem. To realna różnica strukturalna względem Sp. z o.o. (która płaci najpierw 19%/9% CIT, a potem jeszcze PIT od dywidend), a nie dosłownie „0% podatku”, jak bywało to przedstawiane w starszych materiałach marketingowych na ten temat, więcej w naszych artykułach o biznes-inkubatorze vs JDG i JDG w Polsce. Taką strukturę można otworzyć i zamknąć w ciągu kilku dni, bez procedury likwidacji, przydatne, gdy relokacja nie jest jeszcze pewna jako trwała.

Uzyskiwanie karty pobytu działa tak samo niezależnie od wybranego modelu: najpierw zezwolenie na pobyt czasowy, a po 5 latach nieprzerwanego legalnego pobytu, karta pobytu rezydenta długoterminowego UE.

Warunki pracy, które musi spełnić polska firma

Niezależnie od wybranej struktury, jeśli zespół jest zatrudniony na umowę o pracę, firma musi spełniać podstawowe wymogi polskiego prawa pracy:

  • Płaca minimalna: 4806 zł brutto/mies. w 2026 roku (jedna stawka na cały rok), albo min. 31,40 zł/godz. przy umowach cywilnoprawnych.
  • Urlop wypoczynkowy: 20 lub 26 dni w roku w zależności od ogólnego stażu pracy.
  • Urlop macierzyński, rodzicielski i chorobowy: na tych samych zasadach jak dla polskich pracowników, finansowane głównie z ZUS.
  • Wynagrodzenie za nadgodziny: dodatek 50% lub 100% w zależności od tego, kiedy przypadają nadgodziny.

Wynagrodzenia w IT są zwykle znacznie wyższe od tych minimów, ale są istotne dla testu dochodowego przy karcie pobytu oraz dla młodszego/wsparciowego personelu zespołu.

Ustawa PIP 2026 a relokowane zespoły na B2B

Jeśli część relokowanego zespołu ma pracować jako kontraktorzy B2B w modelu inkubatora/JDG, a nie jako pracownicy, z jednym klientem, ustalonym grafikiem i codziennym kierownictwem tego klienta, obowiązuje ten sam test podporządkowania, co przy każdej innej umowie B2B w Polsce. Po reformie PIP 2026 (Dz.U. 2026 poz. 473) Państwowa Inspekcja Pracy może przekwalifikować taką współpracę na stosunek pracy i nakazać zapłatę zaległych składek ZUS oraz PIT za wsteczny okres, niezależnie od wybranej formy prawnej relokacji. Dla umów już obowiązujących jest okres przejściowy do ok. 8 lipca 2027 roku. Cztery cechy pozornego samozatrudnienia i sposoby budowania realnie niezależnej współpracy B2B opisujemy w serii o ustawie PIP 2026.

FAQ

Czy mogę zrelokować cały zespół IT bez rejestrowania polskiej spółki? Tak, w modelu biznes-inkubatora każdy specjalista zachowuje własny status JDG, więc nie trzeba rejestrować osobnego podmiotu. To najlepiej działa dla mniejszych zespołów lub gdy jeszcze nie jest się gotowym na trwałą obecność w Polsce.

Czy zezwolenie ICT działa też dla nowo zarejestrowanej polskiej spółki-zależnej? Tak, o ile przenoszony pracownik przepracował wymagane 12 (lub 6, dla stażystów) miesięcy w tej samej firmie lub grupie kapitałowej przed przeniesieniem, jednostka przyjmująca nie musi mieć długiej historii, wystarczy, że jest częścią tej samej struktury korporacyjnej.

Jaka jest realna różnica między ICT a jednolitym zezwoleniem? ICT to prawdziwe przeniesienie wewnątrzkorporacyjne z wbudowaną mobilnością w całej UE i krótszą listą dokumentów (stroną postępowania jest tylko jednostka przyjmująca); jednolite zezwolenie to ogólna ścieżka dla każdego, kto jest rekrutowany lokalnie lub nie spełnia wymogu wcześniejszego zatrudnienia.

Czy członkowie rodziny też dostają zezwolenie na pobyt? Tak, współmałżonkowie i dzieci mogą wnioskować o własne zezwolenia na pobyt czasowy na podstawie łączenia rodzin, gdy główny wnioskodawca ma już ważne zezwolenie.

Bibliography and Legal Basis

  • Ustawa o cudzoziemcach, tekst jednolity (Dz.U. 2025, poz. 1079), art. 114, art. 139a-139p
  • Nowelizacja wprowadzająca system MOS (Dz.U. 2025, poz. 1794)
  • Dyrektywa 2014/66/UE w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa
  • Ustawa o reformie Państwowej Inspekcji Pracy 2026 (Dz.U. 2026, poz. 473)
Zarezerwuj konsultację

Autor: zespół MojaFirma.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja zależy od konkretnej umowy i indywidualnych okoliczności. Jeśli coś w Twojej sytuacji nie jest jasne, zapisz się na bezpłatną konsultację z naszym zespołem.