Ile kosztuje przekwalifikowanie B2B na umowę o pracę, realne liczby ZUS i PIT

Ile kosztuje przekwalifikowanie B2B na umowę o pracę, realne liczby ZUS i PIT

Za ile lat wstecz można naliczyć zaległość

ZUS i urząd skarbowy mogą sięgnąć do 5 lat wstecz od dnia, w którym składka lub podatek powinny były zostać zapłacone, a nie tylko od dnia decyzji inspektora PIP. Dla składek ZUS ten termin wyznacza art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa o SUS). Dla podatku termin jest identyczny, 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej¹.

To jednak jeszcze nie najgorsza wiadomość. Póki trwa samo postępowanie odwoławcze, narastająca latami zaległość „zamraża się”, a nie się przedawnia. Nowy art. 24 ust. 5h ustawy o SUS wstrzymuje bieg terminu przedawnienia od dnia wniesienia odwołania od decyzji PIP do dnia, w którym decyzja stała się ostateczna, albo do dnia uprawomocnienia się wyroku sądu¹. Analogiczna zasada obowiązuje dla podatku: nowy art. 70 § 6 pkt 3a i 3b Ordynacji podatkowej wstrzymuje bieg przedawnienia na cały czas postępowania sądowego dotyczącego decyzji PIP⁶. Praktyczna konsekwencja: jeśli kontrola zaczęła się w 2026 roku, a sąd wyda ostateczne rozstrzygnięcie dopiero w 2028, zaległość za rok 2021 nie zdąży się przedawnić, a termin przedawnienia liczy się na nowo od 2028 roku.

Jest jeszcze jeden szczegół, który rzadko się tłumaczy: urząd skarbowy nie może samodzielnie zdecydować, że współpraca była stosunkiem pracy. Nowy art. 201 § 1aa Ordynacji podatkowej uznaje ostateczną decyzję PIP albo prawomocny wyrok sądu o istnieniu stosunku pracy za prejudykat: wiążący fakt dla postępowania podatkowego⁷. Oznacza to, że urząd skarbowy najpierw zawiesza swoje postępowanie, czeka na ostateczną decyzję PIP, a dopiero potem nalicza podatek na podstawie już ustalonego faktu, bez prawa ponownej oceny, czy to był stosunek pracy.

Zaległość za rekwalifikację nie przedawnia się, póki trwa spór: odwołanie od decyzji PIP wstrzymuje bieg przedawnienia jednocześnie dla ZUS i dla podatku.

Kto faktycznie płaci zaległość, i dlaczego nie kontraktor

Zaległość ZUS i PIT za miniony okres jest prawnie egzekwowana od firmy, a nie od byłego kontraktora, nawet jeśli część składek i podatku ekonomicznie odpowiada „udziałowi pracownika”. Powodem jest status firmy jako płatnika: podmiotu zobowiązanego do obliczania, pobierania i przekazywania składek lub podatku za inną osobę. Art. 30 § 1 i § 3 Ordynacji podatkowej wprost stanowi: płatnik, który nie wykonał tego obowiązku, odpowiada za niepobrany albo pobrany, lecz nieprzekazany podatek całym swoim majątkiem⁸. Ta sama zasada dotyczy składek ZUS przez art. 23 ustawy o SUS, który odsyła do przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie egzekucji zaległości⁹.

Przykład. Firma współpracowała z programistą na JDG przez dwa lata, płaciła mu 12 000 zł na fakturę co miesiąc, nikt niczego nie pobierał ani nie przekazywał do ZUS czy urzędu skarbowego ponad to, co sam kontraktor płacił jako przedsiębiorca. PIP uznał stosunek pracy. Urząd skarbowy i ZUS żądają naliczenia bezpośrednio od firmy, a nie od kontraktora, łącznie z tą częścią składek i podatku, którą przy zwykłej umowie o pracę potrąca się z wynagrodzenia pracownika. Czy firma ma prawo domagać się zwrotu tej kwoty od byłego kontraktora?

Teoretycznie tak, w drodze powództwa cywilnego o bezpodstawne wzbogacenie, ale to osobny, długotrwały i niepewny spór sądowy, a nie automatyczne prawo potrącenia¹⁰. Zaległość wobec państwa firma płaci w każdym razie, niezależnie od wyniku tego przyszłego sporu.

Składki, które kontraktor już opłacił jako JDG, nie znikają

Składki na ubezpieczenia społeczne, które kontraktor opłacił jako JDG za okres uznany za pracowniczy, są zaliczane na poczet składek, które powinien był opłacić pracodawca za pracownika. Ustanawia to nowy art. 38b ustawy o SUS: składki opłacone z tytułu JDG albo umowy zlecenia uznaje się za opłacone na poczet odpowiednich składek pracowniczych za ten sam okres². Firma dopłaca wyłącznie różnicę, a nie pełną kwotę składek od zera, i musi przekazać do ZUS dokumenty za ten okres nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ostateczności decyzji PIP².

To najważniejszy szczegół dla realnej kwoty zaległości, i to właśnie go pomijają kalkulatory dostępne w sieci: liczą pełny koszt składek pracowniczych, jakby kontraktor nie płacił nic. Wielkość zaliczenia zależy od tego, jaki wariant ZUS opłacał kontraktor jako przedsiębiorca: pełny („duży”) ZUS zalicza znacznie więcej niż preferencyjny. Ta zasada dotyczy wyłącznie składek społecznych (emerytalnej, rentowej, chorobowej, przyszłej składki wypadkowej). Składka zdrowotna (odpowiednik NFZ) i podatek zapłacony przez kontraktora jako przedsiębiorcę do tego mechanizmu nie wchodzą: ustawa nie przewiduje dla nich automatycznego zaliczenia, więc ryzyko podwójnego obciążenia pozostaje tam wyższe.

Ile realnie kosztuje jeden kontraktor, przykład symulacji

To przykład symulacji, a nie gotowa liczba dla Twojego przypadku. Poradę co do konkretnej kwoty w Twojej sytuacji powinien dać księgowy, który uwzględni formę opodatkowania, realne koszty przedsiębiorcy i datę każdej wypłaty.

Warunki symulacji: kontraktor wystawiał fakturę na 12 000 zł miesięcznie (ten sam przykład Dmytra, programisty z jednym klientem, którego rozbieraliśmy w artykule serii „7 oznak, że Twoja umowa B2B to zamaskowana praca„). PIP uznał stosunek pracy za 12 miesięcy wstecz. Do wyliczenia przyjęliśmy kwotę z faktury jako podstawę naliczenia składek i podatku dla umowy o pracę, to uproszczenie, bo realny wynik zależy od tego, czy umowa określała tę kwotę jako „netto”, czy jako „brutto” dla przyszłego pracownika, i to właśnie ten moment warto sprawdzić z księgowym przed jakimikolwiek rozmowami z firmą.

Na bazie 12 000 zł firma po przekwalifikowaniu musi co miesiąc zabezpieczyć:

Razem trzeba zabezpieczać miesięcznie: 5 935 zł. To bez uwzględnienia zaliczenia z art. 38b.

Scenariusz A: Dmytro na pełnym („dużym”) ZUS. Dmytro jest na JDG od 2023 roku, czyli już ponad 24 miesiące, i nie ma prawa do ZUS preferencyjnego. W 2026 roku pełny ZUS społeczny wynosi 1 926,76 zł miesięcznie¹¹. Ta kwota zalicza się na poczet składek pracodawcy i pracownika (2 446+1 645=4 091 zł potrzeba), zostawiając zaległość składek społecznych 2 164 zł miesięcznie. Plus składka zdrowotna (932 zł) i zaliczka PIT (913 zł), niepokryte zaliczeniem: 4 009 zł zaległości miesięcznie, czyli 48 100 zł za 12 miesięcy. Czy to kwota ostateczna?

Nie. Dochodzą jeszcze odsetki za zwłokę.

Scenariusz B: Solomija na ZUS preferencyjnym. Solomija jest na JDG dopiero pierwszy rok, płaci ZUS preferencyjny: 456,19 zł składek społecznych miesięcznie¹¹. Zaliczenie jest mniejsze, zaległość składek społecznych = 4 091−456=3 635 zł miesięcznie. Razem ze składką zdrowotną i PIT: 5 479 zł miesięcznie, czyli 65 700 zł za 12 miesięcy. Czy zaległość firmy jest taka sama dla dwóch kontraktorów z tą samą fakturą?

Nie. Różnica w wyborze schematu ZUS przez samego kontraktora kosztuje firmę dodatkowe 17 600 zł rocznie, a firma nie ma na ten wybór wpływu.

Do obu kwot dochodzą odsetki za zwłokę: od 5 marca 2026 roku podstawowa stawka odsetek za zwłokę od zapłaty składek i podatków wynosi 10,5% w skali rocznej⁴. Ponieważ zaległość narastała stopniowo w ciągu roku, orientacyjny okres naliczania odsetek dla całej kwoty to około pół roku, czyli orientacyjnie jeszcze 2 500-3 500 zł do każdego scenariusza, w zależności od dokładnych dat. To przybliżenie, nie precyzyjne wyliczenie dzień po dniu, i nie uwzględnia, że odsetki naliczają się przez wszystkie miesiące, póki trwa samo postępowanie i apelacja.

Podsumowanie symulacji za 12 miesięcy, jeden kontraktor, 12 000 zł/mies., bez kary: orientacyjnie 50 600-69 100 zł, w zależności od tego, jaki ZUS opłacał kontraktor jako przedsiębiorca.

Ta kwota co do rzędu wielkości jest zgodna z ilustracyjnym przykładem ze statii serii „Audyt kontraktów B2B przed PIP”: tam podano szacunek jednej z polskich kancelarii ponad 300 000 zł za rekwalifikację umowy na 15 000 zł netto za trzy lata wstecz¹². W przeliczeniu na jeden rok to orientacyjnie 100 000 zł dla wyższej kwoty kontraktu, ten sam rząd wielkości co w naszej symulacji dla niższej kwoty i krótszego okresu.

Co dodaje kara PIP do tej kwoty

Kara z art. 281 § 1 Kodeksu pracy nie zastępuje zaległości ZUS i PIT, tylko dochodzi do niej. Sąd może wymierzyć karę grzywny od 2 000 do 60 000 zł za zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną, a jeśli poszkodowany pracownik jest zarejestrowany jako dłużnik alimentacyjny w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, od 3 000 do 90 000 zł³. Zwykłe ponowne naruszenie bez tej okoliczności pozostaje w tym samym przedziale 2 000-60 000 zł. To ten sam zakres, który podawaliśmy w artykułach serii o checkliście naprawy umowy i o audycie kontraktów B2B, a sąd wyznacza konkretną kwotę w granicach przedziału, a nie automatycznie maksimum.

Przykład. Firma z przykładu powyżej, zaległość 48 100-65 700 zł za jednego kontraktora, otrzymuje dodatkowo wyrok sądu o karze 15 000 zł za pierwsze naruszenie. Czy oznacza to, że łączna kwota wynosi 63 100-80 700 zł?

Tak. Kara i zaległość ZUS/PIT to dwie osobne, niezależne płatności, i żadna z nich nie pokrywa drugiej.

Czy można obniżyć te liczby do 8 lipca 2027 roku

Okno dobrowolnego przejścia na umowę o pracę obniża wyłącznie karę, a nie zaległość ZUS i PIT za miniony okres. Do 8 lipca 2027 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym firma, która samodzielnie, przed kontrolą PIP, przechodzi z kontraktorem na umowę o pracę, zwalnia się z kary z art. 281 § 1 Kodeksu pracy⁵. Zaległości ZUS i PIT za okres, w którym umowa faktycznie miała cechy stosunku pracy, to okno nie obejmuje: składki i podatek naliczane są za faktyczny, a nie za formalny status współpracy, niezależnie od tego, kiedy firma naprawiła sytuację.

Przykład 1. Firma samodzielnie przenosi trzech kontraktorów na umowę o pracę w marcu 2027 roku, przed jakąkolwiek kontrolą PIP. Czy zwalnia to firmę z kary za minione dwa lata współpracy na B2B?

Tak. Dobrowolne przejście przed terminem i przed rozpoczęciem kontroli zwalnia właśnie z kary z art. 281 § 1 Kodeksu pracy.

Przykład 2. Ta sama firma ma nadzieję, że zaległość ZUS za te dwa lata również zniknie razem z karą. Czy tak jest?

Nie. ZUS i urząd skarbowy mogą naliczyć składki i podatek za faktyczny okres współpracy niezależnie od daty dobrowolnego przejścia, w granicach 5-letniego terminu przedawnienia.

Dlatego finansowo najkorzystniejszą strategią jest nie czekać na ostateczny termin, tylko sprawdzić sytuację jak najszybciej: im wcześniej naprawiona zostanie praktyka pracy, tym krótszy okres, za który może narosnąć zaległość. Jak ocenić własne ryzyko na podstawie profilu współpracy, rozbieramy w artykule serii „Kto ryzykuje utratę statusu B2B po reformie PIP 2026„, a krok po kroku checklistę z dwunastu punktów, jak dokładnie naprawić umowę, zebraliśmy w artykule serii „Jak naprawić umowę B2B pod PIP 2026: checklista z 12 punktów”.

Karę można całkowicie uniknąć dzięki dobrowolnemu przejściu do 8 lipca 2027 roku. Zaległość ZUS i PIT za faktyczny okres współpracy tego okna nie zna.

Najczęściej zadawane pytania

Za ile lat wstecz ZUS może naliczyć składki?

Za 5 lat od dnia, w którym składka powinna była zostać zapłacona, a termin przedawnienia wstrzymuje się na cały czas sporu sądowego dotyczącego decyzji PIP¹. Oznacza to, że faktyczny okres, za który liczy się zaległość, jest często dłuższy niż 5 lat, jeśli postępowanie trwa długo.

Czy były kontraktor musi zwrócić firmie część zaległości?

Prawnie zaległość wobec państwa płaci firma jako płatnik. Firma teoretycznie może próbować odzyskać część kwoty od byłego kontraktora w drodze powództwa cywilnego o bezpodstawne wzbogacenie, ale to osobny, długotrwały spór z niepewnym wynikiem, a nie automatyczne prawo¹⁰.

Czy zaległość zmniejsza to, że kontraktor już płacił ZUS jako przedsiębiorca?

Tak, w przypadku składek społecznych: nowy art. 38b ustawy o SUS zalicza już opłacone składki na poczet składek pracowniczych za ten sam okres². Nie dotyczy to składki zdrowotnej i podatku opłaconego przez kontraktora jako przedsiębiorcę, dla nich ustawa nie przewiduje automatycznego zaliczenia.

Czy okno dobrowolnego przejścia do 8 lipca 2027 roku obejmuje zaległość ZUS i PIT?

Nie. Zwalnia wyłącznie z kary z art. 281 § 1 Kodeksu pracy⁵. Zaległość składek i podatku za faktyczny okres współpracy naliczana jest niezależnie od daty dobrowolnego przejścia.

Czy kwota zaległości różni się w zależności od tego, jaki ZUS opłacał kontraktor?

Tak, i to istotnie: w naszej symulacji różnica między kontraktorem na pełnym ZUS a kontraktorem na ZUS preferencyjnym wynosi ponad 17 000 zł rocznie dla tej samej faktury 12 000 zł miesięcznie, ponieważ mniejsza kwota już opłaconych składek oznacza mniejsze zaliczenie na podstawie art. 38b².

Czy ta symulacja obejmuje koszt postępowania sądowego i obsługi prawnej?

Nie. Symulacja obejmuje wyłącznie składki ZUS, zaliczkę PIT, odsetki i ewentualną karę. Koszty adwokata, czas kierownictwa firmy poświęcony na samo postępowanie i potencjalny spór cywilny z byłym kontraktorem liczy się osobno i nie wchodzi w podane kwoty.

Co zrobić z tymi liczbami

Dokładna kwota zaległości dla Twojej firmy zależy od konkretnych dat, formy opodatkowania każdego kontraktora i realnej praktyki pracy, a nie od jednej uśrednionej symulacji. W MojaFirma są dwa formaty weryfikacji w zależności od Twojej sytuacji.

Jeśli sam pracujesz na JDG. Zamów audyt online B2B: wypełniasz ankietę o swojej sytuacji, w ciągu 48 godzin otrzymujesz raport z kategorią ryzyka i orientacyjną oceną finansowej konsekwencji dla Twojego konkretnego kontraktu.

Jeśli jesteś właścicielem albo HR-em firmy z kilkoma kontraktorami B2B. Zamów audyt modelu operacyjnego B2B: sprawdza umowy, faktury i dane ZUS każdego kontraktora osobno i daje orientacyjną ocenę łącznej zaległości dla całej firmy, a nie dla jednego przypadku w izolacji. Dokładnie takie wyliczenie zrobiliśmy w artykule serii „Audyt kontraktów B2B przed PIP: co sprawdzają prawnicy i ile to kosztuje”.

Źródła

1. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2026 poz. 199, art. 24 ust. 4 i ust. 5h (dodany przez Dz.U. 2026 poz. 473); Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, art. 70 § 1
2. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2026 poz. 199, art. 38b (dodany przez Dz.U. 2026 poz. 473)
3. Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473, art. 3 (nowelizacja art. 281 § 1 i § 2 Kodeksu pracy)
4. Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 marca 2026 r. w sprawie stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, M.P. 2026 poz. 269 (stawka 10,5% w stosunku rocznym, stosowana także do zaległości ZUS na podstawie art. 23 ustawy o SUS)
5. Dz.U. 2026 poz. 473, art. 16 (okres dobrowolnego dostosowania do 8 lipca 2027 r.)
6. Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, art. 70 § 6 pkt 3a i 3b, § 7 pkt 3a i 3b (dodane przez art. 4 Dz.U. 2026 poz. 473)
7. Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, art. 201 § 1aa (dodany przez art. 4 Dz.U. 2026 poz. 473)
8. Ordynacja podatkowa, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926, art. 30 § 1 i § 3
9. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2026 poz. 199, art. 22 (stopy procentowe składek) i art. 23 (odesłanie do Ordynacji podatkowej co do odsetek)
10. Analiza własna MojaFirma na podstawie art. 30 Ordynacji podatkowej (odpowiedzialność płatnika) i art. 405 Kodeksu cywilnego (bezpodstawne wzbogacenie); dyskusja przypadku na przykładzie umowy 14 000 zł netto, Grants Capital, 2026 (przykład ilustracyjny strony trzeciej, nie dane MojaFirma)
11. Wysokość składek ZUS dla przedsiębiorców w 2026 roku (duży ZUS 1 926,76 zł, ZUS preferencyjny 456,19 zł, obie kwoty bez składki zdrowotnej), Firmove, lipiec 2026; PITax, lipiec 2026
12. Symulacja kosztów rekwalifikacji umowy B2B, Kancelaria Adwokacka Marcin Orlicki, kwiecień 2026 (przykład ilustracyjny, nie dane MojaFirma), cytowany także w artykule serii o audycie B2B

Ten artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Symulacja w tym artykule ma charakter orientacyjny: realna kwota zaległości dla Twojego przypadku zależy od formy opodatkowania kontraktora, dokładnych dat wypłat i konkretnego wariantu składek ZUS, i powinna zostać zweryfikowana przez księgowego MojaFirma przed jakąkolwiek decyzją. Autor: Walery Kusznirski, prawnik-praktyk w zespole MojaFirma.