Rynki krajów UE integrują się z każdym rokiem coraz ściślej, a część zachodnich gospodarek Unii boryka się z brakiem pracowników w konkretnych branżach. W efekcie firmy z całej UE, w tym polskie, coraz częściej korzystają z mechanizmu długoterminowego delegowania pracowników, przewidzianego w prawie unijnym.

Zasady tego procesu reguluje rozporządzenie (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Pracownika w takiej sytuacji nazywa się pracownikiem delegowanym (ang. posted worker).

Co to jest zaświadczenie A1 i do czego służy

Zaświadczenie A1 potwierdza, jakiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega osoba tymczasowo wykonująca pracę poza państwem, w którym jest zwykle ubezpieczona. Jego celem jest zapobieganie podwójnemu oskładkowaniu (czyli równoczesnemu opłacaniu składek w dwóch państwach UE) i zagwarantowanie, że dana osoba podlega zawsze tylko jednemu systemowi ubezpieczeń.

W Polsce dokument wydaje ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych). Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez platformę PUE/eZUS, papierowe wnioski nie są już przyjmowane.


– Kto może wnioskować o A1
– Klasyczne delegowanie: limit 24 miesięcy
– A1 a zdalna praca B2B: czy to dotyczy Ciebie
– Zezwolenie na pracę przy delegowaniu cudzoziemców
– FAQ

Kto może wnioskować o A1

Z wnioskiem o wydanie A1 może wystąpić:

  • pracodawca delegujący pracownika, w praktyce najczęściej to on bierze na siebie ten obowiązek;
  • sam pracownik;
  • przedsiębiorca prowadzący JDG, który tymczasowo przenosi działalność za granicę.

Wniosek składa się przez PUE/eZUS na odpowiednim formularzu, np. US-1 (przeniesienie działalności JDG do jednego państwa), US-34 (epizodyczna praca zdalna za granicą, tzw. „workation”) albo US-36 (stała transgraniczna telepraca na podstawie porozumienia ramowego z 2023 r., tylko dla umowy o pracę).

Klasyczne delegowanie: limit 24 miesięcy

Zgodnie z art. 12 rozporządzenia 883/2004, pracownik (lub osoba samozatrudniona) tymczasowo wysłany do pracy w innym państwie UE nadal podlega ustawodawstwu państwa, w którym normalnie pracuje, pod warunkiem że:

  • przewidywany czas delegowania nie przekracza 24 miesięcy;
  • osoba nie jest wysyłana w celu zastąpienia innego pracownika delegowanego;
  • pracodawca/JDG „normalnie” prowadzi znaczącą działalność w państwie wysyłającym (orientacyjne kryterium ZUS to ok. 25% obrotu/działalności w Polsce).

Po upływie 24 miesięcy, aby ponownie delegować kogoś do tego samego kraju, wymagana jest zwykle przerwa min. 2 miesięcy, w trakcie której działalność jest ponownie wykonywana w Polsce.

A1 a zdalna praca B2B: czy to dotyczy Ciebie

To kluczowe pytanie dla polskich kontraktorów B2B pracujących zdalnie z klientami z innych krajów UE.

Jeśli JDG wykonuje całą pracę z terytorium Polski (bez fizycznego wyjazdu do klienta), to zgodnie z zasadą lex loci laboris (art. 11 rozporządzenia 883/2004) decydujące znaczenie ma miejsce faktycznego wykonywania pracy, a nie miejsce siedziby klienta. Cała działalność jest wykonywana w jednym państwie, w Polsce, więc nie występuje kolizja ustawodawstw i zaświadczenie A1 z reguły nie jest wymagane.

A1 staje się potrzebne tylko wtedy, gdy kontraktor faktycznie wykonuje część pracy za granicą, np.:

  • regularnie wyjeżdża do klienta w innym kraju UE i pracuje tam fizycznie (wtedy stosuje się art. 13, praca w kilku państwach, orientacyjny próg „znacznej części działalności” to 25%);
  • tymczasowo przenosi całą działalność do jednego kraju UE na okres do 24 miesięcy (art. 12 ust. 2, ten sam reżim, co przy klasycznym delegowaniu).

Jeśli natomiast kontraktor przenosi się na stałe do innego kraju UE i pracuje zdalnie stamtąd dla polskiego lub zagranicznego klienta, polska JDG formalnie przestaje być miejscem prowadzenia działalności, zastosowanie znajduje ustawodawstwo państwa faktycznego zamieszkania, a ZUS nie wyda A1.

Zagraniczny klient może „na wszelki wypadek” prosić o A1, ale z perspektywy rozporządzenia 883/2004 dokument jest przeznaczony do sytuacji transgranicznych związanych z miejscem pracy, nie do samego faktu współpracy z zagranicznym klientem.

Osobny przypadek dla pracowników (nie JDG): od 2023 r. obowiązują wytyczne Komisji Administracyjnej UE dotyczące telepracy oraz porozumienie ramowe o transgranicznej telepracy (wniosek US-36), pozwalają one pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę zachować ubezpieczenie w kraju pracodawcy, jeśli telepraca w kraju zamieszkania obejmuje od 25% do 49,9% czasu pracy. Porozumienie to nie obejmuje osób samozatrudnionych/JDG.

Zezwolenie na pracę przy delegowaniu cudzoziemców

Jeśli polska firma delegowała za granicę cudzoziemca (obywatela państwa trzeciego), wymagane są dwa dokumenty:

  • legalne uprawnienie do pracy w Polsce (zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi);
  • zaświadczenie A1 z ZUS.
Ważne: nie można otrzymać zaświadczenia A1 dla pracownika, który nie jest legalnie zatrudniony w Polsce. Każdy pracownik otrzymuje A1 indywidualnie i musi mieć numer PESEL.

Zasada dotyczy wszystkich pracowników legalnie działającej w Polsce firmy: obywateli UE, Polaków oraz obywateli państw trzecich (Ukrainy, Indii, Białorusi, Wietnamu itd.), pod warunkiem ich legalnego zatrudnienia.

Mowa nie tylko o delegowaniu do krajów UE, ale też do krajów EOG (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) i Szwajcarii.

FAQ

Czy A1 jest obowiązkowe, jeśli wyjazd trwa tylko kilka dni? Formalnie tak, warto mieć A1 od pierwszego dnia pracy za granicą, ponieważ może być wymagane przy kontroli już pierwszego dnia.

Co jeśli ZUS odmówi wydania A1? Odmowa ma formę decyzji administracyjnej, od której można się odwołać do sądu. Odmowa może oznaczać, że zastosowanie znajduje ustawodawstwo państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana.

Czy A1 działa automatycznie w całej UE? Tak, zgodnie z art. 5 rozporządzenia 987/2009, dokument jest wiążący dla instytucji wszystkich państw UE, dopóki nie zostanie wycofany przez organ wydający.

Bibliografia i podstawy prawne

  • Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, art. 11-16.
  • Rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia 883/2004, art. 5, 14.
  • Informacje ZUS o wnioskach US-1, US-34, US-36 oraz platformie PUE/eZUS (zus.pl).
Umów konsultację

Autor: zespół Moja Firma.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja zależy od konkretnej umowy i indywidualnych okoliczności. Jeśli coś w Twojej sytuacji nie jest do końca jasne, zapraszamy na bezpłatną konsultację z naszym zespołem.