KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) to ogólnopolski, publiczny rejestr sądowy prowadzony przez sądy rejonowe (sądy rejestrowe) i Ministerstwo Sprawiedliwości. Wpis do KRS ma dla wielu podmiotów gospodarczych charakter obowiązkowy i decyduje o tym, czy firma może w ogóle legalnie działać jako osoba prawna.

Co zawiera KRS

KRS to w rzeczywistości trzy rejestry w jednym systemie:

  • rejestr przedsiębiorców;
  • rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
  • rejestr dłużników niewypłacalnych.

Dane w KRS są jawne i dostępne bezpłatnie online: nie trzeba wykazywać interesu prawnego, żeby je sprawdzić. Wpis zawiera m.in. numer KRS, numer REGON i NIP firmy, formę prawną, adres rejestracyjny, kapitał zakładowy (jeśli dotyczy), oraz osoby uprawnione do reprezentacji spółki i sposób tej reprezentacji.

Kto musi wpisać się do KRS, a kto nie (JDG vs CEIDG)

Obowiązek wpisu do KRS mają spółki prawa handlowego i podobne podmioty, w tym:

  • spółki kapitałowe: Sp. z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna;
  • spółki osobowe: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna;
  • fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie, publiczne zakłady opieki zdrowotnej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) nie podlega wpisowi do KRS: osoby fizyczne prowadzące JDG rejestrują się w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), to całkowicie odrębny rejestr. Podobnie spółka cywilna sama w sobie nie ma wpisu w KRS, wpisują się do CEIDG jej wspólnicy jako osoby fizyczne.

Jeśli rejestrujesz spółkę online przez system S24, numer KRS, a wraz z nim numery REGON i NIP, firma otrzymuje automatycznie.

Jak sprawdzić kontrahenta w KRS

Kontrahenta można bezpłatnie sprawdzić przez oficjalny Portal Rejestrów Sądowych / wyszukiwarkę KRS Ministerstwa Sprawiedliwości, dostępną m.in. pod adresem ekrs.ms.gov.pl (link do wyszukiwarki znajdziesz też na stronie gov.pl Ministerstwa Sprawiedliwości). Wyszukiwanie można wykonać po:

  • numerze KRS;
  • numerze NIP;
  • numerze REGON;
  • nazwie podmiotu.

Po wyszukaniu można od razu pobrać bezpłatny elektroniczny odpis aktualny (lub pełny), który ma pełną moc prawną, nie trzeba go dodatkowo poświadczać.

Praktyczna rada: przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem sprawdź w KRS, czy osoba, z którą negocjujesz, jest faktycznie uprawniona do reprezentowania spółki (i czy nie działa samodzielnie, gdy umowa spółki wymaga reprezentacji łącznej, np. dwóch członków zarządu razem).

Sprawdzanie firmy w rejestrze KRS onlineSprawdzanie firmy w rejestrze KRS online

CRBR, rejestr beneficjentów rzeczywistych

CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) to odrębny, powiązany z KRS rejestr, wprowadzony w ramach przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). O ile KRS ujawnia dane samej spółki (organy, sposób reprezentacji, kapitał), o tyle CRBR ujawnia osoby fizyczne, które faktycznie kontrolują spółkę, czyli tzw. beneficjentów rzeczywistych (np. wspólnika większościowego, osobę kontrolującą przez łańcuch spółek zależnych).

Większość spółek wpisanych do KRS (Sp. z o.o., spółki osobowe, S.A., PSA i inne) ma obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR, zwykle w terminie liczonym od dnia wpisu do KRS lub od zmiany danych. JDG i wspólnicy spółki cywilnej co do zasady nie podlegają temu obowiązkowi. Zgłoszenia i wyszukiwanie danych w CRBR odbywa się online, przez portal Ministra Finansów.

Termin pierwszego zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia wpisu spółki do KRS, a przy zmianie danych, 14 dni od dnia zmiany. Za brak zgłoszenia lub aktualizacji w terminie, albo za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym, grozi kara pieniężna do 1 000 000 zł dla samej spółki, a beneficjentowi rzeczywistemu, który nie dostarczył spółce potrzebnych danych, do 50 000 zł.

FAQ

Czy odpis z KRS ma moc prawną taką jak dokument z sądu?

Tak, wydruk elektroniczny odpisu z systemu KRS ma pełną moc prawną dokumentu urzędowego i nie wymaga dodatkowego poświadczenia.

Czy mogę sprawdzić w KRS historię zmian w spółce (np. poprzedni zarząd)?

Tak, pobierając „odpis pełny” (w odróżnieniu od „odpisu aktualnego”) można zobaczyć historię wpisów, w tym wykreślone już dane.

Czy spółka cywilna ma swój numer KRS?

Nie. Spółka cywilna nie jest wpisywana do KRS, to jej wspólnicy (osoby fizyczne) rejestrują się w CEIDG.

Bibliografia i podstawa prawna

Potrzebujesz pomocy z rejestracją firmy w KRS albo zgłoszeniem do CRBR? Umów bezpłatną konsultację z naszym zespołem.

Stan prawny na dzień: 25 września 2026.

Autor: Walery Kusznirski, prawnik-praktyk w zespole MojaFirma.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sytuacja zależy od konkretnej umowy i indywidualnych okoliczności.